De plaat ‘Gemeente Nederland’ toont de samenhang tussen de dienstverlening en de informatievoorziening van een gemeente. ICTU ontwikkelde het op verzoek van de gemeente Zwolle. De plaat hangt inmiddels bij veel gemeenten aan de muur.

“Ik gebruik de plaat bijna dagelijks, het helpt om collega’s te laten zien waar we het over hebben,” zegt Eelco Zomer, enterprise architect bij de gemeente Zwolle. Zomer kende ICTU van een masteropleiding architectuur en wist dat zij de methode idEA gebruiken om duidelijke visualisaties te maken. Het was precies wat hij nodig had: “Ik maak natuurlijk zelf schema’s van onze informatievoorziening, maar mensen met een niet-technische achtergrond begrijpen die vaak niet. Ik had behoefte aan een goede visualisatie waarmee ik in gesprek kan met onze directie en ons bestuur.”

idEA: beeldtaal en methode

De vraag van de gemeente Zwolle sluit goed aan bij waarom idEA vijftien jaar geleden ontstond, vertelt Frank van Dam, adviseur bij ICTU: “idEA is een beeldtaal en een methode waarmee je informatievoorziening en IT kan bespreken met bestuurders of mensen die niet dagelijks met deze materie bezig zijn. Het is in die zin een praatplaat.” idEA staat voor ‘Interactieve Dynamische Enterprise Architectuur’. De visualisatie laat de samenhang zien tussen de dienstverlening en wettelijke taken, en de daarvoor benodigde processen, informatie, applicaties en infrastructuur. Van Dam: “Je kunt een visualisatie maken van een huidige situatie of een toekomstige situatie. Of beide. Door deze naast elkaar te visualiseren, worden de belangrijkste veranderingen en hun impact zichtbaar. Ook kun je wat nu niet goed gaat extra aanzetten, zoals bijvoorbeeld een grote complexiteit aan gegevensuitwisseling. Zodat je daar beter het gesprek over kunt voeren.”

Voor elke gemeente

Serina van de Kragt, adviseur bij ICTU, begeleidt de workshops die leiden tot een visualisatie. Over het algemeen zijn drie workshops nodig om een duidelijke plaat te maken. Met grofweg elke drie weken een workshop, is een visualisatie in ongeveer tien weken klaar. Dit is natuurlijk wel afhankelijk van de complexiteit van het vraagstuk, vertelt ze. “Tijdens de workshops bespreken de deelnemers, die zijn aangedragen door de opdrachtgever, de diverse aspecten, relaties en afhankelijkheden van een vraagstuk. Ik en mijn collega’s begeleiden dit en vertalen de resultaten van de workshop in een 3D-model. Zo komen we samen tot een duidelijke plaat.” Voor ‘Gemeente Nederland’ werkten enterprise architecten en een CIO van de gemeenten Zwolle, Hilversum, Deventer, Kampen, Utrecht, een consultant en de VNG samen. De begeleiding van de workshops en creatie van de plaat is vanuit ICTU verzorgd door Mavi Christache, Björn Brusse, Serina van de Kragt en Frank van Dam.

Zomer: “Een gemeente doet ontzettend veel, dus het was best lastig om alles in één plaat te vangen. Maar het is gelukt. De grootste uitdaging was om het juiste abstractieniveau te vinden, zodat de plaat voor elke gemeente relevant is.” In de eerste workshop werden duidelijke kaders neergezet over de bedoeling van de visualisatie en dat gaf de juiste richting, zegt hij: “Iedereen was zich ervan bewust dat we deze plaat voor elke gemeente in Nederland maken.” De visualisatie is kosteloos te downloaden op de website van Gemmaonline.

Het verhaal vertellen

Zomer gebruikt de plaat bijna dagelijks, vertelt hij. “Ik ben bezig om een paar ontbrekende stukjes in onze architectuur op te vullen. Zoals een centraal datawarehouse en een systeem om toegang tot applicaties te regelen. De visualisatie helpt mij om aan onze organisatie inzichtelijk te maken wat we willen, waarom we dat nodig hebben en welke gevolgen dit heeft in de komende jaren. Het is geen kwestie van een paar nieuwe systemen neerzetten, dit wordt een reis waarop we van alles zullen tegenkomen. Het verhaal van hoe dat eruit gaat zien, kan ik nu letterlijk vertellen. Dat is superkrachtig.”

Laten we meer delen

De meeste visualisaties die met idEA worden gemaakt, worden intern door de opdrachtgever(s) gebruikt. Het bijzondere aan ‘Gemeente Nederland’ is dat deze wordt gedeeld, zegt Zomer: “Ik zou het goed vinden als dat met meer platen gebeurt. We hebben als overheid veelal met dezelfde uitdagingen te maken, we kunnen beter van elkaar leren als deze visualisaties breed beschikbaar zijn.” Hij ziet ook een ander belangrijk doel van deze visualisaties: “We kunnen met deze platen onze inwoners vertellen wat we doen en waarom we daar belastinggeld aan uitgeven. Naast dat het een krachtig instrument is voor ons om onze informatievoorziening te verbeteren, kan het ook bijdragen aan een transparante overheid.”

De visualisatie is kosteloos beschikbaar via Gemmaonline.

Meer voorbeelden van visualisaties en informatie over idEA vind je op de wiki van Noraonline.