Hoe geweldig zou het zijn als iedereen die betrokken is bij de zorg van een patiënt altijd over de juiste actuele patiëntgegevens kan beschikken? Daarom startte in 2019 de subsidieregeling InZicht, die gegevensuitwisseling binnen de langdurige zorg stimuleert. In de aanloop daarnaartoe experimenteerden 16 ‘proeftuinen’ erop los.

Maarten de Roos benijdt ze niet: de zorgprofessionals die handgeschreven overdrachtsgegevens moeten overtypen in het eigen systeem. Het is een tijdrovende bezigheid die fouten in de hand werkt. De Roos is strategisch adviseur bij ICTU en manager van Bureau InZicht dat zich in opdracht van het ministerie van VWS richt op betere elektronische gegevensuitwisseling in de zorg. En dat is volgens hem behoorlijk ingewikkeld: “Je kunt wel zeggen: regel dat even, maar je hebt het wel over een spaghetti aan applicaties, dataverzamelingen, verbindingen en manieren van werken. Een ziekenhuis met duizenden medewerkers heeft zijn informatiehuishouding heel anders georganiseerd dan een zorgboerderij met twintig cliënten.”

Met de Wet Elektronische Gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) die in de maak is, trekt het kabinet nu de regie meer naar zich toe. Sinds vorig jaar heeft VWS een subsidieregeling opengesteld voor organisaties die werk willen maken van cross-sectorale gegevensuitwisseling in de langdurige zorg. Om die uitwisseling mogelijk te maken, moeten de technische randvoorwaarden zijn geregeld, zodat de zorgprofessional vervolgens haar of zijn werk goed kan doen. “Er zijn genoeg ideeën”, constateert De Roos, “maar de verschillen tussen regio’s en tussen individuele zorginstellingen zijn groot en soms zijn er zelfs nog verschillen binnen zorgorganisaties zelf.”

Vrijuit spelen

In 16 regionale proeftuinen hebben dappere organisaties geëxperimenteerd met gegevensuitwisseling in de langdurige zorg – cure en care. Dat gebeurde rond drie thema’s. Eén: de persoonlijke gezondheidsomgeving (PGO) waarin cliënten toegang krijgen tot hun eigen medische gegevens. Twee: de elektronische gegevensoverdracht (eOverdracht) tussen ziekenhuizen en (wijk)verpleging. En drie: de toedienregistratie van medicatie door artsen en apothekers. ICTU coördineerde in opdracht van het ministerie van VWS de proeftuinen, faciliteerde de kennisuitwisseling en bracht de interacties tussen bestuur, proces, informatie, applicatie en infrastructuur in kaart. Liesbeth Hak was vanuit ICTU als coördinator bij deze proeftuinen betrokken. “Het idee was om allerlei mensen en partijen die in een regio betrokken zijn bij gegevensuitwisseling, samen om de tafel te krijgen. En om vervolgens samen informatie te vergaren, ervaringen op te doen en inzicht te krijgen in hoe het één met het ander samenhangt. Deze inzichten hielpen op hun beurt weer om proces en inhoud te verbeteren. In de proeftuinen konden deelnemers vrijuit ‘spelen’ op basis van een veelbelovend plan en een agile werkwijze. Je kunt een groot innovatief project als dit niet zomaar op een watervalmanier aanpakken: voordat die waterval je bereikt, hebben tijd en omgeving je ingehaald.”

In één van de proeftuinen experimenteerden zorgaanbieders in de Achterhoek, ICT-leveranciers en andere partners met zowel PGO als met eOverdracht. Dit leverde volgens Hak uitdagingen op: “Je hebt om te beginnen te maken met bloedgroepen die gewend zijn volgens hun eigen protocollen gegevens vast te leggen en uit te wisselen. De PGO-proeftuin de Achterhoek was één van onze koplopers; ondanks de beperkte kaders bij aanvang wilden ze meteen aan de slag. Regelmatig deed de wet van de remmende voorsprong zich voelen. Ook hadden zij soms last van hun omgeving. Zo gingen hun deelnemende ziekenhuizen een fusietraject in, wat het lastig maakte om focus vast te houden.”

Uiteindelijk is het toch gelukt om testgegevens van cliënten in een PGO-omgeving te laten zien en om cliënten die gegevens ook zelf te kunnen laten inzien. Om te kunnen opschalen, heeft de regio zich inmiddels als één van de eersten ingeschreven op de InZicht-subsidieregeling.

In een andere proeftuin experimenteerden Zorg en Verpleging Goeree-Overflakkee (ZVGO) en het Van Weel Bethesda-ziekenhuis met de elektronische overdracht van verpleegkundige gegevens. Zij gingen aan de slag met de uitwisseling van enkele zorginformatiebouwstenen, zoals ‘patiënt’, ‘zorgaanbieder’ en ‘zorgverlener’. Inmiddels zijn de huidige processen samen in kaart gebracht, er ligt een blauwdruk voor eOverdracht in de toekomst en er is uitvoerig getest. In deze proeftuin werd bevestigd dat het veel tijd en inzet kost om verschillende systemen te kunnen verbinden. Hak: “We groeien naar een situatie toe waarin veilige elektronische gegevensuitwisseling de norm is in de langdurige zorg. De proeftuinen doen daarvoor het voorbereidend werk: alle inzichten die worden opgedaan, hoe klein ook, neemt de sector mee in de vervolgstappen.”

Individuele bewustwording en gedrag

Met de subsidieregeling InZicht stimuleert VWS die vervolgstappen. V&VN, de beroepsvereniging voor verpleegkundigen, verzorgenden en verpleegkundig specialisten, zet zich als één van de partijen in voor de implementatie van eOverdracht. Annemarie van Ooijen is trainer en projectleider bij de beroepsorganisatie en werkt hier samen met vijf collega’s aan. “De proeftuinen hebben veel inzicht en ervaringen opgeleverd over processen, de eisen aan IT-infrastructuur, applicaties en informatiebouwstenen. Met dit project willen we verpleegkundigen en verzorgenden de vraag stellen: wat heb ik als zorgprofessional nodig om volgens de gestelde eisen de overdracht in de toekomst volledig digitaal te doen? Het is helaas nog steeds gebruikelijk om faxen van zeven pagina’s over de typen. Om er vervolgens achter te komen dat maar twee pagina’s relevant zijn en dat er moet worden nagebeld om te horen welke medicatie de cliënt moet krijgen. Dit overtypen en nabellen neemt gemiddeld een halfuur per overdracht in beslag. Dat is kostbare tijd als je weet dat er jaarlijks 460.000 verpleegkundige en verzorgende overdrachten zijn.”

In oktober start er een training voor ‘ambassadeurs eOverdracht’, die Van Ooijen heeft ontwikkeld. “In kleine groepjes gaan deelnemers het hele proces door: hoe dragen we nu gegevens over, met welke organisaties werk ik samen en waar zitten de knelpunten? En vervolgens: wat heb ik nodig voor een goede elektronische overdracht? Zit het in tijd en geld of zijn er geen afspraken vastgelegd, waardoor iedereen het op zijn eigen manier doet? Aan het eind van de training formuleren de deelnemers een advies voor de eigen organisatie om de volgende stap richting implementatie te zetten.”
Ze benadrukt dat V&VN niets voor de zorgprofessional wil bedenken: “We willen juist dat verpleegkundigen en verzorgenden op onderzoek uitgaan en ons vertellen wat zij in de praktijk nodig hebben. Wij kunnen daar vervolgens in ondersteunen.”

Van proeftuinen naar InZicht

Hoewel de proeftuinprojecten door COVID-19 verlengd werden, lopen de laatste projecten af. Liesbeth Hak “1 oktober hevelen we alle laatste brokjes informatie uit de proeftuinen over naar Bureau InZicht, zodat zij inschrijvers zo goed mogelijk kunnen ondersteunen en adviseren.”
Volgens Maarten de Roos hebben 90 organisaties zich al gemeld voor de regeling: “Maar de subsidiepot is fors en er is ruimte voor meer partijen. Vanuit Bureau InZicht helpen we zorgorganisaties hun subsidieaanvraag zo goed mogelijk te laten verlopen. Is de subsidie verleend, dan faciliteren wij de uitvoering van de projecten en ondersteunen we de ervaring- en kennisuitwisseling, zodat ze hun plannen kunnen waarmaken.”

Proeftuin medicatieveiligheid in Zwolle genomineerd voor Computable Awards

De proeftuin Medicatie in Zwolle van Carinova, Driezorg, IJsselheem en Zonnehuisgroep IJssel-Vecht heeft een nominatie op zak voor de Computable Awards in de categorie Zorgproject. Het gebruik van een app voor digitale toedieningsregistratie zorgt voor meer veiligheid bij medicatietoediening in de regio Zwolle.