Een centrale plek waar je alles kunt vinden over de lokale volksvertegenwoordiging en de onderwerpen waarover wordt gesproken en besloten. Dat is de droom van Democratie Dichtbij. ICTU onderzocht wat er nodig is om deze droom te realiseren.

Democratie Dichtbij is een samenwerking van gemeentelijke en provinciale overheden, het ministerie van BZK en de Vereniging van Griffiers. Het doel is om bestuurlijke informatie eenvoudig vindbaar en doorzoekbaar te maken, en daarmee de lokale democratie te bevorderen. Democratie Dichtbij publiceerde onlangs het door ICTU uitgevoerde onderzoek naar de verbetering van de informatievoorziening voor volksvertegenwoordigers, burgers, media en onderzoekers.

Goed voor de democratie

Het initiatief voor Democratie Dichtbij werd genomen door de griffie van de gemeente Almere. Raadsadviseur en plaatsvervangend griffier Robert-Jan Ritsema: “In de huidige raadsinformatiesystemen is het voor burgers en andere geïnteresseerden lastig zoeken. We hebben behoefte aan beter vindbare informatie, waar we bovendien zelf de regie op kunnen voeren. Zodat we gegevens bijvoorbeeld als open data beschikbaar kunnen stellen. Uiteindelijk komt dat de lokale democratie ten goede.” Andere gemeenten bleken dezelfde behoefte te hebben, net als de provincies. Daarop zocht de Almeerse griffie contact met het ministerie van BZK, die ICTU vroeg om te onderzoeken op welke manier de informatievoorziening over de lokale volksvertegenwoordigingen verbeterd kan worden.

Eén gegevensplatform

Programmadirecteur René s’Jacob, werkzaam bij ICTU, vertelt over het onderzoek: “We hebben over de hele breedte gekeken wat er nodig is om te komen tot een online platform waar alle informatie van de lokale volksvertegenwoordigingen gemakkelijk te vinden is. We hebben hiervoor twee werelden bij elkaar gebracht: de wereld van de griffie en de wereld van de ICT.”
In het rapport worden vier lijnen uitgewerkt: inzicht in de problematiek, governance, een idEA-visualisatie van de visie op de informatievoorziening en een roadmap. Een knelpunt springt eruit: data staat versnipperd, waardoor het zoeken en vinden van informatie wordt beperkt. ICTU adviseert daarom een door de overheid geregisseerd landelijk gegevensplatform te ontwikkelen, de Kern Registratie Raads- en stateninformatie (KRR). Dit in nauwe samenwerking met het programma Open Overheid, de VNG en marktpartijen.

idEA brengt werelden bij elkaar

De idEA-methodiek bleek een heel goed middel om een brug te slaan tussen de werelden van de griffie en IT, vertellen Ritsema en s’Jacob. idEA staat voor ‘Interactieve Dynamische Enterprise Architectuur’ en is ontwikkeld door de rijksoverheid. Het is een beeldtaal en een methode waarmee je de complexiteit van informatievoorziening (IV) en informatietechnologie (IT) binnen organisaties of netwerken inzichtelijk en bespreekbaar maakt. idEA toont op een begrijpelijke manier de relaties tussen diensten, werkprocessen, structuren, IV en ondersteunende IT-hulpmiddelen. Via interactieve workshops, begeleid door ICTU, helpt idEA organisaties om samenhang tussen IT en bedrijfsprocessen helder te krijgen.

De gemaakte visualisatie wordt stapsgewijs duidelijk uitgelegd op de website van Democratie Dichtbij. Ook is hier een video over deze visualisatie te zien. Ritsema: “Deze maakt heel mooi duidelijk waar we mee bezig zijn. Het onderwerp is best complex, dus het is belangrijk dat we dit hebben, zodat we het ook goed kunnen uitleggen aan mensen die niet zo diep in de materie zitten. We merken resultaat: we krijgen veel reacties van collega’s in andere gemeenten en het aantal mensen dat zich abonneert op de nieuwsbrief van Democratie Dichtbij stijgt. Dat komt mede door de visualisatie.”

Volgende stappen

In het onderzoek stelt ICTU voor om de huidige stuurgroep van Democratie Dichtbij om te vormen tot een interbestuurlijk overlegorgaan, een compact programmateam te starten en de samenwerking te bekrachtigen met een intentieverklaring. De kortetermijnagenda omvat onder andere een diepgaand vervolgonderzoek naar de juridische, organisatorische, technische en financiële haalbaarheid van het landelijk gegevensplatform KRR, versnelling van de ontwikkeling van de ORI-API (de standaard voor het ontsluiten van raadsinformatie) en onderzoek naar de toepassing van op AI gebaseerde zoekmachines voor raads- en stateninformatie.
De stuurgroep van Democratie Dichtbij omarmt het rapport en werkt nu concrete plannen en afspraken uit. ICTU gaat aan de slag met een vervolgonderzoek.

Lees het rapport op de website van Democratie Dichtbij.