Overslaan en naar de inhoud gaan

Informatievoorziening vreemdelingenketen

Publicatie 16 dec 2015
Kees Keuzenkamp, Evelien Kingma en Bastiaan Garnier (Fotografie: Studio Oostrum)

Werken aan een realtime, online en gedeeld vreemdelingenbeeld

Binnen de vreemdelingenketen werken zeven organisaties samen om vreemdelingen (waaronder asielzoekers, studenten of kenniswerkers) op te vangen, hun verblijfsaanvragen te beoordelen en de instroom naar Nederland of terugkeer naar het land van herkomst te organiseren. Een realtime, online en gedeeld vreemdelingenbeeld verbetert de samenwerking tussen deze organisaties. Het zorgt ervoor dat medewerkers hun werk efficiënter en zorgvuldiger kunnen uitvoeren. En dat vreemdelingen sneller weten waar ze aan toe zijn.

Hoe staat het met de digitalisering van vreemdelingengegevens in de keten en wat kunnen we leren van hun aanpak? Een gesprek tussen Kees Keuzenkamp (programmamanager Keteninformatisering, links op de foto), Evelien Kingma (implementatiecoördinator Digitaal Werken, ICTU) en Bastiaan Garnier (coördinerend adviseur, ICTU).

Deze publicatie staat in Pulse (e-zine ICTU), editie januari 2016. Abonneren? Ga naar online inschrijven.

Digitalisering papieren informatiestroom

Vanuit het programma Keteninformatisering werken zeven organisaties aan de digitalisering van hun onderlinge informatie-uitwisseling:

  • Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA)
  • Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
  • Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V)
  • Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND)
  • Koninklijke Marechaussee (KMar)
  • Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ), directie Consulaire Zaken en Visumbeleid
  • Nationale Politie (NP)

Het programma Keteninformatisering biedt ondersteuning bij deze digitalisering. Evelien Kingma is nauw betrokken bij het programma: “Op dit moment ontwikkelen we gemeenschappelijke voorzieningen waarmee organisaties informatie uit hun eigen systeem digitaal kunnen delen met andere partijen in de vreemdelingenketen. Daar komt dan geen printer, scanner of overtypen meer aan te pas. Wat dus de kans op allerlei mogelijke fouten, die in de handmatige processen kunnen sluipen, aanzienlijk verkleint.”

Digitale ‘rolodex’ uitbreiden

Een groot aantal identiteitsgegevens, biometrische kenmerken en statusgegevens wordt al sinds 2003 digitaal uitgewisseld via de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV). Kees Keuzenkamp noemt het de ‘rolodex’ van de vreemdelingenketen. De directie Regie Vreemdelingenketen van het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) bouwt die rolodex-functie nu uit.

Het programma Keteninformatisering en het project Digitaal Werken helpen de voorzieningen sneller naar een hoger niveau te tillen. Documenten kunnen digitaal worden gedeeld en gegevens op een gestructureerde manier uitgewisseld. Om een beeld te schetsen: er zijn nu nog zo’n driehonderd verschillende documenten in omloop.

“Door gegevens realtime online inzichtelijk te maken voor alle ketenpartijen, streven we naar een integraal vreemdelingenbeeld. Want dat beeld kan op dit moment onderling nog wel eens verschillen”, zegt Kees Keuzenkamp. “We willen de informatie-uitwisseling zo organiseren dat elke partner binnen de vreemdelingenketen zijn eigen medewerkers van de juiste informatie kan voorzien. Want een medewerker van de IND heeft zeer veel gegevens nodig om een goed gefundeerd besluit te nemen, maar een politieagent op straat heeft geen tijd om zich door een berg informatie te worstelen. Die wil op zijn handheld een rode of groene smiley zien om te bepalen of iemand mee moet naar het bureau.”

Veranderaanpak en lessen

Verandering begint bij ‘de business’

Volgens Keuzenkamp is de digitalisering van ketenprocessen veelal crisisgestuurd. “Toen Nederland eind jaren ‘90 grote groepen vreemdelingen ontving als gevolg van de oorlog in Joegoslavië, konden vluchtelingen bij wijze van spreken bij elk asielzoekerscentrum een nieuwe procedure starten. Toen is de Basisvoorziening Vreemdelingen (BVV) ontwikkeld.”

De Dolmatov-affaire was de volgende crisis die de keteninformatisering een flinke impuls gaf. Hierdoor werd het voor de keten pijnlijk duidelijk dat informatie misschien wel beschikbaar was, maar lang niet altijd op het juiste moment bij de juiste partij. De vreemdelingenketen zag het als een gedeeld probleem en besloot het samen aan te pakken. Dat is dan ook meteen de eerste les die Keuzenkamp en Kingma delen: verandering begint bij ‘de business’.

Formuleer een duidelijk doel

Toen op deskundig niveau duidelijk was wat er binnen de vreemdelingenketen moest gebeuren, bedachten de partijen hier samen een programmatische aanpak voor. “Heldere KPI’s zijn daarbij erg belangrijk”, aldus Keuzenkamp. “Efficiënter of effectiever werken lukt uiteindelijk altijd wel, maar dat is geen duidelijke stip op de horizon. Daarom hebben we met z’n allen afgesproken om toe te werken naar een realtime, online en gedeeld vreemdelingenbeeld.” Met alle betrokkenen overeenstemming bereiken over de gewenste verandering is daarmee de tweede les.

Houd rekening met absorptievermogen

Bastiaan Garnier, in 2014 kwartiermaker bij het programma, is benieuwd naar de huidige aanpak van de programmaorganisatie en het verandervermogen van de verschillende ketenorganisaties. Tijdens verandertrajecten gaat het normale werk immers altijd gewoon door. Bovendien zijn mensen, tijd en middelen vaak beperkt. Keuzenkamp herkent deze uitdagingen:

”Je moet rekening houden met het ‘absorptievermogen’ van een organisatie. Daarom hebben we onszelf afgevraagd wat iedere ketenorganisatie nodig heeft om zijn business te veranderen, zoals geld om systemen of processen aan te passen. Meer dan de helft van de programmabegroting zetten we in om ketenorganisaties te ondersteunen bij hun veranderopgave.”

Zorg voor capaciteit en kruisbestuiving

Kingma vertelt dat ketenpartners altijd wel positief zijn over het programma, maar soms simpelweg geen personele capaciteit hebben om de benodigde veranderingen vorm te geven. “Daarom stelden we met ICTU een ‘pool’ van businessanalisten samen. Zij worden ingezet bij verschillende ketenorganisaties en zorgen meteen voor de nodige kruisbestuiving.”

Investeer in relaties op alle niveaus

“Naast bewustwording, middelen en personele capaciteit hebben we ook veel geïnvesteerd in de relatie met en tussen ketenpartners. In alle lagen van de organisaties hebben we nu goede contacten”, vervolgt Kingma. "Als er iets gebeurt of dreigt te ontsporen, horen we dat heel snel. Hierdoor kunnen we dan vlot schakelen.”

Een verandering ‘uitrollen’ werkt niet

Garnier is benieuwd of de inrichting van de flexibele programmaorganisatie de sleutel tot succes vormt. Volgens Keuzenkamp kan dat ook prima vanuit de lijn. Veel belangrijker is het om bij het ‘begin te beginnen’. “Dat klinkt logisch, maar vaak zie ik dat men begint met het wetgevingstraject of de bouw van voorzieningen. Daarna de verandering ‘even uitrollen’ werkt meestal niet.”

‘We hebben onszelf de vraag gesteld: wat heeft iedere ketenpartner nodig? Heel vaak zijn dat praktische zaken zoals middelen en capaciteit’

Focus voor de toekomst

Gestructureerde informatie-uitwisseling

Het programma Keteninformatisering loopt tot eind 2016. Dan ligt er een uitgewerkte kalender waarin staat hoe de verschillende vormen van informatievoorziening worden gedigitaliseerd, en wie wanneer welke stappen zet. Op dit moment onderzoekt een analyseteam met ketenpartners de circa driehonderd verschillende papieren documenten. Zij gaan met zowel de verzendende als de ontvangende partij van een formulier het gesprek aan: ‘Schaffen we het af, maken we er een digitaal document van of kunnen we al gebruikmaken van een andere vorm van informatievoorziening?’

Vertrouwen en verbinding

Ten slotte vraagt Garnier waar Keuzenkamp en Kingma nu trots op zijn. Daar zijn ze het roerend over eens: het opgebouwde vertrouwen en de horizontale verbinding. Kingma: “Specialisten van de verschillende ketenorganisaties weten elkaar nu beter te vinden en lopen bij elkaar binnen. Dat vind ik echt grote winst. We merken zelfs dat we de vraag nu terugkrijgen: ‘We willen graag dit proces aanpakken, hoe kunnen jullie bijdragen?’”

Keuzenkamp concludeert: “We worden gezien als een betrouwbaar regieorgaan met veel kennis over de vreemdelingenketen. Hoewel we in eerste instantie als programma zijn begonnen, kunnen we ons werk blijven voortzetten dankzij de oprichting van de directie Regie Vreemdelingenketen.”

Reactie toevoegen

Laat een reactie achter