Overslaan en naar de inhoud gaan

Agile werken voorkomt Adventures in Wonderland

Publicatie 17 sep 2014
Hans Verweij en François Vis

Het belang van een goede besturing en beheersing van ICT-projecten is nog eens onderstreept door de Tijdelijke commissie ICT. “Risicobeheersing is belangrijk vanaf de start van een project” vindt ook Hans Verweij, directielid ICTU (rechts op de foto).”Echter, met het maken van ‘harde afspraken’ over scope, requirements, budget en planning heb je nog geen risico’s beheerst. Vaak wordt pas gedurende een project scherp wat het eindresultaat moet zijn en hierop moet je voorbereid zijn.” Hans Verweij en François Vis, delivery manager ICTU, leggen uit dat met een agile werkwijze ongewenste verrassingen tijdens de rit worden voorkomen.

Deze publicatie staat in Pulse (e-zine ICTU), editie november 2014. Abonneren? Ga naar online inschrijven.

Met kleine stappen meer grip

“Je ziet bij veel departementen dat een beleidsmedewerker veelal ook als opdrachtgever fungeert.” Rollen die lastig te combineren zijn, denkt Verweij. “Je moet sturen op de risico’s voor het departement, maar ook op de beoogde baten. Terwijl de baten heel goed buiten het beleidsdepartement kunnen vallen. Dat vereist een gedetailleerde kennis van de functionaliteit. Bij ICTU merkten we dat gedurende een project de requirements nogal eens op de kop gaan. De oplossing sluit niet aan bij de verwachting. Eindgebruikers zijn ontevreden. Of de omgeving is veranderd. Wij denken dat met de toepassing van agile methodieken - scrum in het bijzonder - je een veel betere invulling kunt geven aan risicobeheersing. Het werken met kleine stappen creëert vroegtijdig helderheid voor alle stakeholders. Zodat, waar nodig, snel bijgestuurd kan worden.”

Betrek alle stakeholders

“Als het gaat om een tastbare situatie in de openbare ruimte, dan worden alle belanghebbenden om de tafel geroepen om een probleem op te lossen.” Dit zou niet anders moeten zijn in een softwareontwikkeltraject. “Je start met het vaststellen van het minimaal beoogd resultaat, de scope van het project en de prioriteiten. Na het vaststellen van de minimale eisen aan het product, wordt snel iets bruikbaars opgeleverd”, door Vis aangeduid met ‘minimum viable product’. “Hierna kan getoetst worden of het voldoet aan de behoeften van gebruikers. Van daaruit ga je steeds in kleine stappen verder. Als je iedere 3 weken, in zogenaamde sprints, een werkend resultaat oplevert, kan de gebruiker zelf ‘aan de knoppen zitten’ en eisen of wensen bijstellen.”

Bij softwareontwikkeling spelen gebruikersgemak en gebruikskosten een grote rol. Verweij ziet helaas nog te vaak dat experts op papier bedenken wat een gebruiker zou willen. “Als je echt gericht bent op baten, dan loop je met een traditionele watervalmethode meer risico’s. Wanneer je een agile werkwijze volgt, dan kun je frequent het gebruikersperspectief toetsen. ” Daarmee voorkom je dat de gebruiker zich als Alice in Wonderland voelt en van de ene verbazing in de andere rolt.

Risico’s anders besturen

In het kader van de risicobeheersing stelt Verweij vast dat binnen de overheid nog niet veel ervaring is met het aanbesteden van agile projecten. “We moeten leren om risico’s anders te dragen en te besturen. Als de scope nog niet helemaal helder is, moet je toch contractueel afspreken hoe je daarmee omgaat. Dat vraagt hoe dan ook om een investering aan de kant van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer.”

Volgens Vis stuur je in elk project op tijd, geld en kwaliteit. In een agile traject leg je daarvan twee zaken bij aanvang vast: tijd en geld. De kwaliteit wordt vastgelegd op basis van het minimaal werkbare product. Hij geeft een voorbeeld. “’Ik ga voor een half miljoen euro ontwikkelen en kan daardoor gedurende een half jaar met x ontwikkelaars, zoveel sprints doen en daar komt een bruikbaar product uit dat voldoet aan de hoogste prioriteiten van de stakeholders.’ Wat dat product aan functionaliteiten precies bevat, is nog niet 100% bekend aan het begin van het traject.” Hij tekent haaientanden op een vel papier afgezet tegen een tijdsas. “Met scrum” een agile softwareontwikkelmethodiek, “lever je in korte sprints een werkbaar product op. Daarna ga je in kleine stapjes verder. Met een watervalmethode krijg je aan het einde van de rit, na een grote investering in tijd en geld, iets opgeleverd. Je hoopt dat het dan nog steeds aansluit op de behoeften.”

Verweij: “Je minimaliseert met scrum risico’s door voortdurend te sturen op: wat is het allerbelangrijkst? Als iedereen goed in zijn rol zit dan waarborg je dat wát opgeleverd wordt, voldoet aan de belangrijkste eisen.” Een agile traject stopt wat Vis betreft overigens niet met de oplevering van een product, maar wordt gecontinueerd bij beheer en doorontwikkeling om te kunnen blijven voldoen aan eventueel veranderende richtlijnen en processen.

Kwaliteitsaanpak ICTU

Een team dat goed op elkaar is ingespeeld, werkt snel en levert kwaliteit. ICTU volgt hierin een kwaliteitsaanpak die resulteert in oplossingen die overeenkomstig de SIG-richtlijnen hoog worden gewaardeerd (minimaal 4 sterren). “We hergebruiken wat zich heeft bewezen in de praktijk. En borgen dat het voldoet aan overheidsstandaarden en kaders zoals NORA, i-NUP en de Baseline Informatiebeveiliging.” Het succes wijst Vis voor een groot deel toe aan de multidisciplinaire teams. “En naarmate men meer op elkaar is ingespeeld, gaat de ‘velocity’ - de productiviteit - omhoog.”

Juist geschikt voor grote projecten!

Op de vraag of zo’n agile werkwijze zich leent voor de uitvoering van grote projecten antwoordt Verweij: “Juist! Zeker als ze complex en langdurig zijn of een grote investering vergen. Omdat je projecten opknipt in overzichtelijke brokjes. Je begint bij de belangrijkste zaken en krijgt al heel snel beeld bij ‘wat wordt het nou eigenlijk’. ” Hij onderschrijft de conclusies van de Tijdelijke commissie ICT op dit vlak. De complexiteit wordt door agile zoveel mogelijk beperkt en de product owner krijgt goed zicht op de risicovolle onderdelen. “ De rol van ‘product owner’ is nog relatief nieuw”, merkt Vis op. “Daarom ondersteunen we vanuit ICTU opdrachtgevers om hen deze rol goed te laten vervullen. Voor gebruikers geldt dat zij vaak wel weten wat zij willen, maar niet altijd wat mogelijk of haalbaar is. Binnen ICTU leiden we nu professionals op, die vanuit de ‘user experience’ helpen kijken naar een bepaald ontwikkeltraject. Ook die aanpak is prima toe te passen in grote projecten.”

Verweij vat samen: “Als je als opdrachtgever staat voor de uitvoering van een complex project: hak het in stukjes, betrek alle stakeholders en prioriteer gezamenlijk. Een agile werkwijze faciliteert dat. En ja, Gateway Reviews zijn belangrijk. Maar het introduceren van risico- en batenmanagement in het projectteam is nog belangrijker.”

Reactie toevoegen

Laat een reactie achter