Overslaan en naar de inhoud gaan

Digitaal informatiebeheer bij overheden in beeld én beweging

Nieuws 22 dec 2016
Uitkomsten peiling: digitaal informatiebeheer bij overheden in beeld én beweging

Digitaal informatiebeheer en archivering leeft bij provincies, gemeenten en waterschappen. Dat blijkt uit een peiling die ICTU dit najaar hield voor het innovatieprogramma Archief 2020 en het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden. Het onderzoek maakt concreet wat overheden doen om te zorgen dat digitale informatie duurzaam toegankelijk blijft voor burgers, ambtenaren en andere gebruikers. De aandacht hiervoor is de afgelopen jaren toegenomen. Maar de uitkomsten geven ook aan dat meer inspanning mogelijk is. Overheden kunnen de bevindingen aangrijpen om hier werk van te maken.

Meer dan de helft van alle decentrale overheden vulde de vragenlijst dit najaar in. De 20 facts en figures die ICTU presenteert geven zo een goed beeld van de stand van zaken, en maken de uitdagingen op het gebied van digitaal informatiebeheer bespreekbaar. Men kan de eigen situatie ijken aan het collectief. En aangezien meerdere organisaties voor dezelfde uitdagingen staan kan het onderzoek ook aanleiding zijn voor overheden om samen met anderen concrete stappen te gaan zetten en vooral te leren van elkaar.

Uitkomsten

Op basis van de analyses presenteert ICTU onder andere de volgende beelden:

  • Niet zozeer geld of capaciteit maar vooral kennis en opbouw van expertise in de eigen organisatie is een belangrijke voorwaarde om de volgende stap in de verbetering van de informatiehuishouding te kunnen zetten.
  • Ten opzichte van de nulmeting (2014) is een positieve beweging ingezet. Het besef is bij de benaderde organisaties ook aanwezig dat nog het nodige moet gebeuren. Positief is de mate waarin het digitaal informatiebeheer onderdeel is geworden van integraal informatiebeleid en –plannen.
  • Werkprocessen zijn grotendeels gedigitaliseerd. De omvang van de organisatie lijkt geen invloed te hebben op de mate van digitalisering en de wijze waarop daarmee wordt omgegaan. Belangrijke informatie wordt wel gecontroleerd ‘beheerd’ maar dat gebeurt in verschillende (soorten) systemen.
  • Archiefbewaarplaatsen zijn door overheden ondergebracht in eigen beheer, bij streek- of regionaal archief of bij een regionaal historisch centrum. Het merendeel van de overheden oriënteert zich op het aansluiten op een e-depot (> 60% van gemeenten en waterschappen). Een aantal is al met de voorbereidingen gestart of heeft inmiddels deelgenomen aan een pilot (ca. 35%, vier provincies).

Goede basis voor vervolg

De (geanonimiseerde) onderzoeksresultaten bieden bestuurders en overheidsmanagers een basis om de eigen situatie onder de loep te nemen. Zoals het versterken van bestuurlijke bewustwording en het bevorderen van kennis en kennisontwikkeling bij managers en professionals. Dit vooral door in te zetten op implementatie van al gemaakte afspraken en praktische uitvoering.

Organisaties die gebruik maakten van de mogelijkheid om hun eigen rapportage te downloaden hebben daarmee een foto in handen van hun situatie waarmee ze verschillende professionals met elkaar in gesprek kunnen brengen. Wie nog niet de enquête heeft ingevuld kan alsnog zelf aan de slag met de vragenlijst om het gesprek met bestuurders, managers en professionals in de eigen organisatie te voeren.

Eindrapport

Het onderzoek is een opdracht van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), InterProvinciaal Overleg (IPO) en Unie van Waterschappen (UvW), die met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) samenwerken in het Programma Archief 2020.

Lees het eindrapport (816,7 KB). Voor meer informatie over het onderzoek kunt u terecht bij archief2020@ictu.nl. Wie meer wil weten over archiefinnovatie en praktische handreikingen en instrumenten kan terecht op www.archief2020.nl.

Reactie toevoegen

Laat een reactie achter