Visualisatie helpt Flevoland bij digitaliseringsslag
Hoe krijg je bestuur, directie en politiek mee in een proces waarbij het digitaliseren van je producten en diensten centraal staat?
Bij de provincie Flevoland hebben ze ingestoken op het visualiseren van architectuurprincipes en –uitgangspunten. Dat werkt prima. 'Verbeelden is een mooie manier om de expertise van de hele organisatie beter te benutten.'
We kennen ze wel. Overheden die graag vooroplopen. Bijvoorbeeld waar het gaat om digitalisering van producten en diensten. Over het algemeen zijn dat ook de voorbeelden die de meeste aandacht krijgen. Maar het kan ook anders. Neem Flevoland, de jongste van de twaalf provincies, hier zijn ze nog maar relatief kort geleden begonnen met de digitalisering van hun dienstverlening. Aan de basis daarvan stonden twee verkenningen die zijn uitgevoerd door ICTU. Namens ICTU helpt Ineke Schop de provincie Flevoland stappen te zetten op het digitaliseringsvlak. 'Belangrijk was dat wij in die verkenningen het maken van de projectstartarchitectuur hebben toegevoegd én hebben gevisualiseerd.'
Het maken van de startarchitectuur kwam niet zomaar uit de lucht vallen, zo laat Yvette van Turnhout - Ellenkamp, informatiearchitect bij de provincie Flevoland, weten. 'In 2015 beseften wij dat er de komende jaren veel op ons af zou komen, zoals e-dienstverlening, de e-overheid, basisregistraties, open data, de Omgevingswet. Daarnaast was onze ICT aan vervanging toe en dat was voor de directie reden om te vragen om een langetermijnplan. In dat plan hebben we gekeken wat er gedaan moest worden en hoe we dat konden opdelen in realiseerbare brokken. Een van die ‘brokken’ was het project ‘Digitaal in verbinding’, geënt op Digitaal 2017, het overheidsprogramma dat moest zorgen dat burgers en bedrijven uiterlijk in 2017 hun zaken met de overheid veilig en makkelijk digitaal zouden kunnen doen.'
Gevisualiseerde informatie
Een van de uitkomsten van ‘Digitaal in verbinding’ was het recht op digitaal zakendoen met de provincie Flevoland. Van Turnhout - Ellenkamp: 'Dat staat dan op papier, maar de volgende vraag is hoe je dat dan gaat realiseren. Dat betekent dat wij eerst in kaart hebben gebracht hoe dat zakendoen tot dan toe ging. Dat was weinig gestructureerd. Iedereen hier kent elkaar en contacten worden relatief gemakkelijk gelegd. Dat geheel was lastig in kaart te brengen, de uitkomst was een spaghetti van lijntjes. Bij het waar we naartoe willen, het digitaal zakendoen, willen we niet die korte lijnen uit het oog verliezen. Tegelijkertijd moet het niet uitmaken uit welk kanaal informatie komt. Uiteindelijk moet de informatie uit al die kanalen terechtkomen bij degene die erover gaat. Het heeft erg geholpen dat we daarbij de benodigde architectuur gevisualiseerd hebben. Zo konden we ons verhaal goed over de bühne brengen en uitleggen richting bestuur. Het in beeld brengen van processen heeft ervoor gezorgd dat het binnen de organisatie is gaan leven.'
Dat de digitaliseringsslag voet aan de grond heeft gekregen binnen Flevoland, is ook te danken aan de rol die het bestuur, directie en politiek binnen de provincie heeft gespeeld. 'In 2015 hebben wij het meerjarenplan opgesteld en Provinciale Staten heeft destijds ingestemd met het budget om dat vierjarenplan te realiseren', zo schetst Yvette van Turnhout - Ellenkamp. 'Ieder jaar moeten wij uiteraard de behaalde resultaten aangeven en bestuurlijke verantwoording afleggen. Gelukkig hebben wij in de persoon van Lenne Huisman een programmamanager die die verantwoordelijkheid ook voelt en meters wil maken.' Dat meters maken lukt mede omdat we met een programma-team actief werken aan draagvlak en borging in de organisatie. Dat loopt uiteen van het aanstellen van nieuwe functionarissen op nieuwe taakvelden tot samen wennen aan nieuwe werkmethoden. Ook Ineke Schop is blij met die insteek en die drive. 'Wat ik zie is dat Lenne met zijn team in alles wat er aangepakt wordt, heel veel energie in de organisatie brengt. En daarvan zie je de resultaten.'
“Het werkt pas als het geland is in de organisatie.” Lenne Huisman, afdelingshoofd Informatievoorziening provincie Flevoland
Anders denken en werken
De richting die Flevoland heeft gekozen in de digitaliseringsslag, vraagt wel een andere manier van denken en werken. Waarbij er voortdurend gedacht wordt vanuit de ‘klant’ en waarbij iedere keer toch ook de startarchitectuur een voorname rol speelt. Yvette van Turnhout – Ellenkamp: 'Het is goed te zien hoe vaak je terug kunt grijpen op de uitgangspunten daarvan, zoals het gebruik van basisregistraties en de eigen kernregisters.'
Animatie
Als er één ding duidelijk is geworden in de digitaliseringsslag die Flevoland momenteel maakt, dan is dat het belang van visualisatie van architectuurbeelden. 'Als je in staat bent om gedeelde kaders te visualiseren, ben je ook in staat om iedereen binnen je organisatie mee te nemen in dat proces', aldus Ineke Schop. 'Bestuur, maar ook medewerkers die iets misschien al snel te technisch vinden en zich afvragen waar het over gaat. Het verbeelden is een mooie manier om de expertise van de hele organisatie beter te benutten. In dat kader zijn we nu bezig met een animatie die tot doel heeft om het gesprek met de Omgevingsdienst van een goed format te voorzien. De animatie wordt ook gebruikt om bestuurders te laten zien wat er bij komt kijken als de provincie de opdrachtgever is en het werk bij de Omgevingsdienst wordt uitgevoerd en wat er sowieso komt kijken bij het digitaliseren van zo’n proces. Die hulpmiddelen vertellen veel en geven daarmee ook rust.'
