Informatievoorziening sociaal domein

Publicatie 17 jun 2014
Jeroen Pastoor

‘Alignment tussen beleid en informatiemanagement is het meest prangende vraagstuk’

“Wij helpen gemeenten qua informatievoorziening de juiste stappen te zetten richting 1 januari 2015.” Jeroen Pastoor (ICTU) en Eduard Renger (VNG) vertellen over de implementatieondersteuning die VNG en KING bieden vanuit het programma VISD.

Deze publicatie staat in Pulse (e-zine ICTU), editie juni 2014. Abonneren? Ga naar online inschrijven.

‘IST’ en‘SOLL’ bepalen op basis van archetypen

“Het programma VISD bestaat uit 6 inhoudelijke actielijnen.” Pastoor somt op: “Het programma van eisen, zelfredzaamheid en burgerportaal, beleidsinformatie, gegevensuitwisseling en 3D ketenanalyse, informatiebeveiliging en privacy. Naast de inhoudelijke actielijnen heeft het programma ook een ondersteunende actielijn. Deze faciliteert gemeenten met concrete en handzame producten en diensten.”

Vanuit het programma begeleiden 4 regionale accountmanagers gemeenten bij het bepalen van de ‘IST en SOLL’-situatie. “Hierbij maken we gebruik van archetypen. Daarbij werken we intensief samen met het ondersteuningsteam Decentralisaties (OTD) van VNG.”

‘Eén gezin, één plan, één regisseur’ kun je als gemeente op verschillende manieren vormgeven. De archetypen - VISD beschrijft 5 inrichtingsmodellen, van ‘transitie-proof’ tot ‘totaal integraal’ - maken inzichtelijk waar in het proces, voor wie informatie beschikbaar moet zijn en welke privacyvraagstukken dat oplevert. De archetypen vormen geen normatief kader, maar zijn ‘dominante inrichtingsmodellen’. VNG en KING stemmen hun ondersteuning hierop af.

Prioriteitenlijst veel gebruikt product

“Binnen Operatie NUP is veel ervaring opgedaan met de grootschalige ondersteuning van de implementatie van basisregistraties. Een werkend concept zijn de Versnellers die ook nu worden toegepast. We hebben gemeenten uitgenodigd voor regionale werksessies. Tijdens die bijeenkomsten, die gedurende het jaar worden herhaald, ondersteunen we gemeenten in het zetten van de juiste stappen.” Het programma VISD biedt hiertoe verschillende producten aan, waaronder de archetypen, een prioriteitenlijst (wat moet ik minimaal doen voor 01-01-2015) en een privacy scan. De prioriteitenlijst helpt gemeenten bij het prioriteren van hun acties.”Het is volgens Pastoor het meest gebruikte product.

Naast fysieke bijeenkomsten wordt online support geboden. Deelnemers aan de werksessies krijgen inloggegevens voor een elektronische leeromgeving waar presentaties staan, maar ook opdrachten en achtergronddocumenten. Op deze omgeving voor e-learning kunnen zij hun eigen documenten uploaden en kennis uitwisselen met andere deelnemers. “Binnenkort breiden we de ondersteuning uit met online spreekuren. Gemeenten vragen bijvoorbeeld veel naar onze expertise op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.” Die vragen kunnen dan snel afgehandeld worden.

‘Je raakt een organisatiekundig vraagstuk’

“Wij hebben vier accountmanagers in het veld die onze ‘oren en ogen’ vormen. Dat levert goede input op over de behoefte aan implementatieondersteuning. Waar we vanuit VISD tegenaan lopen, is de kloof tussen beleid en informatiemanagement.”

Pastoor legt uit: “Een bestuur maakt keuzes, die worden vertaald naar beleid. Dat beleid moet worden uitgevoerd en vanuit informatiekundig perspectief ondersteund. We constateren dat het vraagstuk van ‘alignment’ vaak niet goed is belegd; informatiemanagers zijn veelal onvoldoende meegenomen in beleidskeuzes.”

Het programma VISD signaleert, maar kan voor dit vraagstuk nu geen oplossing bieden. “De archetypen zijn hulpmiddelen. Gemeenten moeten het gesprek hierover intern voeren. Een aantal gemeenten kiezen ervoor om volledig integraal te gaan werken. Maar van oudsher zijn de domeinen in kokers georganiseerd. Je raakt dan een organisatiekundig vraagstuk waar je meer jaren voor uit moet trekken.”

Implementatie gericht op praktische ondersteuning

De ondersteuning vanuit VISD richt zich op de periode tot 1 januari 2015. Op de vraag wanneer Pastoor tevreden is, antwoordt hij: “Als een ondersteuningstraject is doorlopen, dat voorziet in de behoefte van de gemeenten. Dat toetsen we regelmatig en sturen we bij. We proberen het zo praktisch mogelijk te houden.”

“Meer dan de helft van de gemeenten neemt actief deel aan het ondersteuningsprogramma. Ook de website toont hoge bezoekersaantallen waaruit je kunt concluderen dat de aanpak voorziet in een behoefte. Is het voldoende? Gemeenten zijn blij met producten zoals het stappenplan, maar het zal niet genoeg zijn. Als programma kunnen we niet alle gemeenten op locatie bedienen. Daarom overwegen we het programma te versterken om wel het benodigde maatwerk te kunnen bieden door eventueel marktpartijen te betrekken die wel die ondersteuning kunnen bieden. Bijvoorbeeld op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.”

Implementatieconcept breed toepasbaar

“Het implementatieconcept dat nu vanuit VNG en KING wordt gevolgd binnen VISD, is gebaseerd op de aanpak die destijds binnen ICTU is ontwikkeld voor het programma BAG. Dat concept is ook interessant voor andere trajecten en andere uitvoerders. Het is niet in beton gegoten maar fluïde. Zo vormt het nu ook de basis voor het ondersteuningsprogramma ‘Digitaal 2017 Kleine Uitvoerders’ waar Dirk-Jan de Bruijn vanuit ICTU kwartiermaker voor is.” KING deelt hierin haar lessen van ruim vier jaar digitalisering bij (kleine) gemeenten.

Wat moet je als organisatie geregeld hebben als het gaat om gegevens-
uitwisseling?

Gegevensuitwisseling en NUP-bouwstenen

Een van de actielijnen van het programma VISD betreft de gegevensuitwisseling en 3D ketenanalyse. Op 30 juni staat de iNUP Buzz Tour 3in het teken van het gebruik van gegevens in het sociaal domein. Welke rol spelen de NUP-bouwstenen in het kader van de gegevensuitwisseling? Renger noemt de Basisregistratie Personen (BRP), de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) en het Handelsregister (NHR) belangrijk voor de regietaken van gemeenten. “Van de BRP zijn gemeenten afhankelijk, de BAG en NHR worden straks vooral gebruikt voor managementinformatie. Geografische informatie is nodig voor een wijkgerichte aanpak. Een koppeling met het NHR toont welke zorgverleners actief zijn in de regio. Maar dit zal vooral relevant worden tijdens de transformatieperiode.”

Focus tot 1 januari 2015

Tot 1 januari - de transitieperiode - ligt de nadruk volgens Renger vooral op wat nieuw is: de gegevensuitwisseling met zorgaanbieders vanuit de AWBZ en Jeugd, voortkomend uit de nieuwe Wmo en Jeugdwet. “Dit brengt nieuwe gegevensstromen met zich mee: vanuit gemeenten naar zorgaanbieders over zorgtoewijzing, en vervolgens vanuit zorgaanbieders het declaratieverkeer richting gemeenten. Samen met de WLZ-indicatie – voor langdurige zorg – bepaalt dit de focus van het project Gegevensuitwisseling.” Gewerkt wordt aan standaarden voor berichtenuitwisseling en een gemeentelijk gegevensknooppunt.

Wat vormt de grootste uitdaging?

“De knip tussen informatiemanagement en beleid is niet altijd helder waardoor er geen duidelijke eigenaar is van vraagstukken zoals: ‘Wie gaan de declaraties tekenen?’ ‘Hoe gaan we om met managementinformatie op basis van die declaraties?’ ‘Leggen we een koppeling tussen het zaaksysteem en het domeinsysteem?’ We helpen gemeenten hierbij door het organiseren van regionale werksessies waarbij we vertellen wat we buiten de omgeving van de gemeenten organiseren, en schetsen de volledige keten. Vervolgens leggen we de gemeenten vragen voor die inzichtelijk maken wat ze intern nog moeten organiseren om het proces verder vorm te geven.” Een voorbeeld: door wie en waar vandaan wordt het bericht van toewijzing verstuurd; gaat het wijkteam dat doen of de backoffice? Dergelijke sturingsvragen zijn onderdeel van het stappenplan ‘Wat moet u doen?’

Toekomstbeeld

“Het Platform IZO adviseert om sectorale knooppunten te organiseren. Achter die sectorale knooppunten bevinden zich de sectorale registraties. Dat is waar we naartoe willen en is ook volledig in lijn met het toekomstbeeld IZO.”

“De inzet van VNG en KING is gericht op de realisatie van het gemeentelijk gegevensknooppunt per 1 januari 2015 zodat gemeenten hierop kunnen aansluiten. We conformeren ons daarbij voor de transitiefase aan sectorale standaarden. Naar verwachting kruipen we dicht tegen de SUWI-keten aan. Wellicht ontstaat er op termijn een soortgelijke organisatie als het BKWI voor de keteninformatisering van zorg en ondersteuning.”

Reactie toevoegen

Laat een reactie achter