Bij complexe vraagstukken schept praatplaat duidelijkheid
Grensbewaking wordt steeds ingewikkelder. De reizigersstromen nemen toe, strikte EU-verordeningen hebben hun weerslag en de dreigende ‘no deal’ met het Verenigd Koninkrijk werpt zijn schaduw vooruit. En dan zijn er ook nog eens vele stakeholders met vaak tegengestelde belangen.
Robbert-Jan de Graaf (Koninklijke Marechaussee) en Leenhert Stil (ICTU) presenteerden in hun workshop een simpele maar doeltreffende methode om grip te krijgen op complexe vraagstukken als deze: een begrijpelijke architectuurvisualisatie vermomd als praatplaat.
‘Een plaatje praat makkelijker’, zegt ICTU-adviseur Leenhert Stil tijdens zijn toelichting op een van de praatplaten die hij samen met Robbert-Jan de Graaf heeft ontwikkeld. Op het scherm geen onleesbaar stroomdiagram, maar een kleurrijke, getekende plaat, bestaande uit vier lagen. ‘Grensverkeer 2022’, staat erboven. De bovenste laag geeft het grensverkeer weer; we zien vliegtuigen, schepen, reizigers, een haven en een passagiersterminal. In de lagen daaronder zien we welke partijen bij grensmanagement betrokken zijn, welke wet- en regelgeving van toepassing is en hoe processen anno 2022 naar verwachting lopen.
Makkelijker keuzes maken
De Koninklijke Marechaussee is een van de overheidsorganisaties die zich door ICTU laat ondersteunen met dit soort visualisaties. Doel volgens Leenhert Stil: samen met alle stakeholders overzicht en inzicht creëren. ‘Het begint ermee dat we alle relevante partijen bijeenbrengen in een workshop. Vervolgens gaan mensen zelf tekenen en elkaar uitleg geven. Dat overbrugt werelden en leidt tot meer begrip voor elkaars problematiek. Al tekenend ontstaat er een gezamenlijk overzicht dat de samenhang der dingen heel helder verbeeldt. ‘Het is een krachtige manier om de start van een proces te markeren en partijen bijeen te brengen’, zegt Stil: ‘Doordat er meer begrip voor elkaar bestaat, wordt het makkelijker om keuzes te maken.’
Meer informatie over praatplaten (de idEA-methodiek)
Complexiteit van grensmanagement
Robbert-Jan de Graaf is senior adviseur en teamleider Future borders van de Koninklijke Marechaussee en gebruikt de praatplaten om de complexiteit van grensmanagement intern binnen de KMar en samen met stakeholders in kaart te brengen. ‘De complexiteit van beleid en regelgeving en de vele stakeholders met soms tegenstrijdige belangen maken grensmanagement steeds ingewikkelder’, constateert De Graaf. Hij somt op: ‘Onze controles vinden plaats op verschillende locaties, waaronder Schiphol en de maritieme havens, zoals Hoek van Holland, waar veel passagiers ons land in- en uitreizen. Een one-size-fits-all-aanpak kan niet, want we hebben burgers uit Schengenlanden, overige EU-landen en niet-EU-landen. Per categorie moeten we andere controleregime inzetten. Daarnaast zijn er verschillen in infrastructurele mogelijkheden per locatie en hebben we op bijvoorbeeld Schiphol te maken met zwaarwegende belangen van private partijen.
Tot slot worden we qua grensbewaking aangestuurd door het Ministerie van Justitie en Veiligheid en valt de KMar beheersmatig onder het Ministerie van Defensie. Bij de passagierscontrole hebben we ook nog eens systemen van de politie te raadplegen. Britse onderdanen zijn straks van de ene op de andere dag geen EU-burgers meer, wat een enorm effect kan hebben op de inzet van Marechaussee en de Douane. Meer controle kost meer geld, maar hoe zit het met budgetten? Tegelijkertijd denken we als overheid mee over de introductie van seamless flow. Daarmee gaan we de verschillende contactmomenten in het passagiersproces combineren door passagiers op één moment te registreren, waardoor de controle van de verschillende passagiersprocessen veel sneller gaat.’
Het lijkt een hele kluif om in dat complexe krachtenveld overzicht te behouden en de betekenis voor organisaties inzichtelijk te maken. Deze praatplaten helpen daarbij ook voor de Koninklijke Marechaussee en zijn ketenpartners. Want misschien een cliché, een plaatje zegt vaak meer dan duizend woorden.
Bekijk de impressie van de plenaire sessies van de ICTU Inspiratiedag.
