Interview Kim Spinder: “Weg met het plan van aanpak, gewoon beginnen”

Ze omschrijft zichzelf als ‘innovator en piraat’ en heeft een broertje dood aan mailen. Kim Spinder helpt organisaties graag met innoveren, maar vermijdt de gebaande paden. “Het is niet gek dat mensen met goede ideeën vastlopen.”

We spreken Kim Spinder een week nadat haar nieuwste boek 'Het Kleine Innovatieboek' uitkwam. Hierin beschrijft ze hoe je volgens haar innovatie moet aanpakken en hoe je de energie vasthoudt. Het boek staat sindsdien al weken op nummer één bij Managementboek.nl.

Wat Spinder ongepolijst vertelt over innoveren, slaat aan. Veel organisaties bellen haar om te vragen of zij hen kan helpen met innoveren. Daaronder veel overheidsorganisaties. Spinder: “Soms hebben ze een vraagstuk en willen ze het anders aanpakken dan anders, maar hebben ze geen idee waar ze moeten beginnen. Bijvoorbeeld als ze samen met inwoners of ondernemers iets willen ontwikkelen. Hoe richt je je organisatie dan zó in dat die meehelpt in plaats van tegenwerkt? De klassieke aanpak is dat er een programmateam wordt gevormd, met een stuurgroep daarboven en het lijnmanagement dat moet worden aangehaakt. In het plan van aanpak wordt gedetailleerd beschreven wat het project moet gaan opleveren. Dat plan heb je nodig om budget los te krijgen. Maar ondertussen ben je dan al snel een halfjaar verder en heb je nog niks gedaan. Het is niet gek dat mensen met goede ideeën vastlopen.”

Dé vraag: waarom?

Maar hoe moet het dan wel? De eerste vraag waarop je volgens haar een antwoord moet vinden, is: ‘Waar zitten de mensen voor wie je het doet écht op te wachten?’ Dat lijkt een open deur, maar ik vind het bijzonder om te zien hoe vaak die vraag niet wordt gesteld. Denk aan alle sharepointprojecten binnen de overheid, die steevast mislukken omdat ze niet aansluiten op de behoeften van gebruikers. Vaak wordt het over de organisatie uitgerold en moeten mensen op knoppencursus. Daar krijgen ze keurig uitgelegd waar de knoppen voor dienen, maar niet hoe je ze in het werk moet gebruiken. Laat staan dat ze er wat aan hebben.”

Dus: bepaal eerst welk probleem je moet oplossen, bepleit ze. “En begin dan klein, met een experiment. Als je snel resultaten kunt laten zien, ook al heb je er maar tien mensen mee beholpen, dan kun je opschalen. Je hebt succesverhalen nodig, want die zorgen voor meer ruimte om verder te experimenteren. Innoveren langs die weg betekent dat je direct kunt testen wat werkt. Maar het betekent ook dat je niet precies weet waar je uitkomt.”

Zoek enthousiastelingen

Het is volgens Spinder aan te raden om te beginnen met een klein groepje enthousiastelingen, want bij hen zit de energie, je hoeft dan niet veel te investeren om ze enthousiast te krijgen: “Zorg vooral dat je het leuk hebt met elkaar, want dat trekt andere enthousiastelingen aan. Dit werkt veel beter dan dat je mensen op functie bij elkaar zet, want dan krijg je gedoe. Vaak hoor je bijvoorbeeld: ‘Het is wel belangrijk dat Communicatie ook aanhaakt’, terwijl die afdeling daar misschien helemaal niet op zit te wachten: het is al druk genoeg. Wijs vooral ook geen ‘commissie van wijze mannen’ aan, want die gaan alleen maar schieten op al je ideeën en dat is totaal niet interessant. Het gaat erom dat wat je doet zin heeft voor de mensen voor wie je het doet.”

Data voor de bakker

Voor een organisatie die ondernemers wil helpen met de vraag wat zij met data kunnen, formeerde ze een team van studenten. In korte sprints gingen zij samen met ondernemers op zoek naar antwoorden: “Zo kwamen we er heel snel achter dat een bakker zijn personeelsplanning met behulp van data veel beter kan afstemmen op het weer. Op dezelfde manier ontdekten de kapper, de aannemer en de winkelier ook hoe zij met data geholpen kunnen zijn, of een idee zin heeft en hoe je het idee zo kunt aanpassen dat het zin krijgt. En dan heb je ineens tien mooie voorbeelden van hoe data voor kleine ondernemers kunnen werken en waar je op kunt voorbouwen. In de klassieke aanpak hadden we eerst een plan van aanpak op basis van beleidsprioriteiten gemaakt, inclusief doelgroepenbeschrijvingen en geplande acties, maar hádden we nog niks.”

Ook belangrijk volgens Spinder: denk goed na over de vorm waarin je met de doelgroep wil gaan samenwerken en over de taal die je spreekt. “Als je ondernemers erbij wil betrekken, dan is het niet handig om ze in een klaslokaal workshops te geven. Ondernemers zijn niet voor niets ondernemers: vaak zijn het types die vroeger al moeite hadden om stil te zitten in de klas. En denk ook goed na over hoe je ze aanspreekt. Ik was laatst bij een waterschap dat inwonerssessies had georganiseerd rondom het thema ‘klimaatadaptatie’. Daar hebben ze uiteindelijk gelukkig ‘extreem weer’ van gemaakt.”

“Ik mail niet meer, doei!”

Innoveren kost tijd, en dat hebben mensen vaak niet. Het is Kim Spinder al jaren een doorn in het oog: “Ik koos er ooit bewust voor om ambtenaar te worden, omdat ik goede dingen voor de samenleving wilde doen. Maar ik was alleen maar aan het mailen en vergaderen. Inmiddels ben ik met mailen gestopt. Als mensen mij een mailtje sturen, krijgen ze een automatische melding: ‘Ik mail niet meer, maar dit is mijn telefoonnummer, doei!’ Dat blijkt uitstekend te werken: als ik van vakantie terugkom, vraag ik bij het koffieapparaat welke belangrijke dingen ik heb gemist en kan ik aan de slag. Terwijl mijn collega na haar vakantie nog drie dagen haar mailbox moet doorploegen.”

Berucht zijn volgens haar ook de vele voorstellen die in organisaties worden rondgestuurd en waar iedereen vervolgens via de mail op reageert: “Je kunt ook op maandagochtend tien minuten bij elkaar komen. Vertel vervolgens wat je ervan vindt en pas het meteen aan.”

Onlangs werkte ze met een team in een sprint van vier dagen, zes uur per dag, met de mobieltjes uit. We gingen heel gefocust met een idee aan de slag. Vervolgens hebben we het idee bij de doelgroep getest, hun feedback opgehaald én het idee aangepast. De projectleider zei dat hij in vier dagen meer had gedaan dan anders in een halfjaar. Want kom je om de zoveel tijd even bij elkaar met het projectteam, maar tijdens die vergaderingen doe je niks. Als je echt focust met een clubje, komt er zoveel energie vrij en kun je elkaars kwaliteiten veel beter benutten.”

Gewoon dóen

“Het is een open deur, maar innoveren moet je gewoon dóen”, besluit ze. “Verzamel dertig seconden moed om de telefoon te pakken en die ene persoon te bellen die je verder helpt. Ga niet alleen zitten ploeteren, maar vorm een klein clubje mensen dat net zo enthousiast is als jij. Vind een ambassadeur in de top die jouw aanpak steunt. Experimenteer, test en pas aan. En alsjeblieft, ga minder mailen en vergaderen.”

Innovatie was een centraal thema op de ICTU Inspiratiedag (26 september 2019)en stond centraal in de sessie 'Boost our innovation'. Bekijk de impressie of download de ICTU- publicatie 'Een verkenning naar innovatie bij de overheid'. 

Kim Spinder verzorgt op 21 april 2020 een online voordracht over het thema innovatie bij ICTU (ICTU 'Special'). Actuele informatie wordt vermeld bij de pagina Evenementen!