Woerden consequent en succesvol in hybride aanpak

Wie in ons land een gemeente zoekt waar open source stevig in het ICT-bouwwerk is verankerd, moet midden in het Groene Hart zijn. De gemeente Woerden (circa 50.000 inwoners) neemt als open source gemeente een vooraanstaande plaats in. Al in 2004 leverde dat een nominatie op als ‘meest open overheidsorganisatie’. Woerden heeft een lange historie op het gebied van open standaarden en open source software. We beschrijven hier de huidige stand van zaken, een ontwikkeling die in 2002 werd ingezet.

Woerden hanteert het zogenaamde ‘best of breed-principe’. Dat houdt in dat binnen de gemeente voortdurend wordt afgewogen wat de meest efficiënte, effectieve en kostenvriendelijke oplossing is. De afweging valt vaak uit in het voordeel van open source software. Hans Harskamp, coördinator ICT van de gemeente Woerden, hanteert het principe met veel succes. “We hebben geen uitgesproken open source doelstelling. Wel het uitgangspunt dat bedrijfszekerheid en kwaliteit voorop staan. We formuleren onze eisen, kijken wat er al in huis is, en wat nog bruikbaar is. Zoeken dan naar een product dat daar het beste bij aansluit. Als daar een ‘gesloten’ product uit voortkomt, hebben we daar geen enkel probleem mee. Maar het is in ieder geval wel steeds een duidelijke keuze aan de hand van een transparante afweging”.

Open source op hoog niveau


De gemeente Woerden omvat de kernen Harmelen, Woerden, Kamerik en Zegveld en telt circa 50.000 inwoners. In de gemeentelijke organisatie zijn ongeveer 450 mensen werkzaam. Woerden heeft een samenwerkrelatie met de naburige gemeente Lopik (100 medewerkers). Op basis van die samenwerking levert Woerden ICT-diensten voor zo’n 125 werkstations van Lopik. De Woerdense afdeling systeembeheer heeft in totaal de verantwoordelijkheid voor het beheer van circa 600 werkplekken.

Het ICT-bouwwerk is ontstaan na acht jaar stap-voor-stap ontwikkelen op basis van het ‘best of breed-principe’. Vandaag de dag zijn, met uitzondering van de terminal servers, vrijwel alle besturingssystemen omgezet naar Debian en Ubuntu. De totale architectuur omvat systemen met de open source producten: SUSE Linux, Samba, Apache, MySQL, PostgreSQL, Bacula, PHP, OpenLDAP, Open SSL, Clam AV (Proxy antiVirus) en diverse open source Windows-toepassingen. Zoals PDF Creator en 7zip.

Hans Harskamp is een van de motoren achter deze ontwikkeling en hij heeft er geen spijt van. Verre van dat zelfs. Hij ervaart dat Woerden veel meer mogelijkheden heeft gekregen om te sturen op kwaliteit en kosten en niet meer afhankelijk is van het aanbod van enkele leveranciers. Andere belangrijke winstpunten zijn voor hem de grotere betrouwbaarheid van de systemen en de gunstige kostenontwikkeling. Ook professioneel zijn er duidelijke voordelen. Open source software stelt andere, hogere eisen aan de systeembeheerder. In ieder geval wordt er meer verwacht van de Woerdense ICT’er dan alleen maar het inkopen van ‘gesloten’ softwarepakketten. De afdeling Informatievoorziening van Woerden heeft in de afgelopen jaren de kennis van open source software dan ook op hoog niveau gebracht.

Harskamp: “De kennis in eigen huis hebben, is een voordeel om optimaal van hybride systemen gebruik te maken en deze goed te beheren. Werken met open broncodes biedt veel meer mogelijkheden tot een beter beheer van je systemen. Bij problemen kunnen we zelf oplossingen vinden en zorgen dat de zaak weer snel draait. Uiteraard kunnen de instellingen van de software door de strikte beveiligingswaarborgen niet zomaar worden gewijzigd. Om tot nauwkeurige instellingen te komen, maken we gebruik van grafische interfaces, tekstcommando’s en scripts. Daarbij kunnen we ons gelukkig baseren op voldoende documentatie en naslagwerken. Dat deze beschikbaar zijn, geeft al aan dat het om volwassen, doordachte producten gaat”.

Positieve businesscase


Voor veel organisaties zijn lagere kosten een belangrijke overweging om op open source software over te stappen. Na acht jaar moet in Woerden ook op dat punt voldoende ervaring zijn opgedaan. In ieder geval is in Woerden duidelijk geworden dat een keus voor open source software financieel meer keuzevrijheid geeft. Voor Hans Harskamp vertaalde zich dat als een uitdaging om zo efficiënt mogelijk met het geld van de burger om te gaan: “Hoeveel wij uiteindelijk hebben bezuinigd in de afgelopen jaren valt moeilijk te becijferen. Het gaat om ‘uitgespaard’ geld dat teruggekomen is in het ICT-budget. Dat geld hebben we weer gebruikt voor verdere doorontwikkeling. Voor de noodzakelijke ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsinformatie zijn steeds meer toepassingen nodig”. Harskamp wijst daarbij op de opeenstapeling van nieuwe wetgeving en ontwikkelingen in het kader van de e-overheid, zoals het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere dienstverlening en e-overheid (NUP). Ook het KlantContactCentrum is zo’n ontwikkeling waarvoor flinke investeringen in ICT nodig zijn.

De toepassing van geïntegreerde systemen waarmee de vereiste front-, mid- en backoffice combinaties mogelijk zijn, vragen om maatwerk. “Dat los je niet op door wat closed source software van de plank te trekken”, aldus Harskamp. “Zoek je het wel in een ‘gesloten’ oplossing, dan moet je investeren in aanvullende, incidentele softwarelicenties en dan zit je meteen structureel vast aan beheercontracten. Met een keuze voor ‘open’ bespaar je in ieder geval op de basissoftware. Je hebt dan bij voorbaat al een bezuiniging doorgevoerd. Let wel: open source software is niet gratis, maar kan zeker een significante besparing opleveren binnen het besteedbare ICT-budget”, aldus Harskamp.

Volgens Harskamp zijn er best wel rekensommen te maken om te becijferen welke bezuinigingen zijn gerealiseerd. “In ieder geval is duidelijk dat we een aantal structurele kosten van ‘closed source’ niet hebben. Een voorbeeld zijn de licentiekosten waar je tegenaan loopt, zoals ons in 2009 overkwam. We kregen destijds een navordering van 100.000 euro in verband met het gebruik maken van thuis-pc’s door 150 telewerkers. We moesten voor die mensen aanvullende licenties voor MS Office 2000 afrekenen, terwijl ze via de terminal servers gebruik maakten van een door de gemeente Woerden betaalde MS-Office licentie. Met deze afstraffing en gevoelsmatige onjuistheid wordt je toch extra geprikkeld om naar andere opties te kijken.”

De Woerdense aanpak


In Woerden wordt veel zorg besteed aan softwarekeuzes. Uitgangspunt is dat nieuwe systemen integreren met bestaande systemen en oplossingen. Dat betekent veel behoefte aan interoperabiliteit en dat is juist een sterk punt voor open standaarden en open source. De keuzes moeten passen in een strategische visie voor de komende jaren. In Woerden worden de ontwikkelingen inzichtelijk gemaakt in architectuur-schema’s. Volgens Hans Harskamp een goed gebruik: “Mijn ervaring is dat deze architectuurplaten een welkome ondersteuning zijn in aanbestedingstrajecten. Je maakt via deze schematische voorstellingen de leveranciers duidelijk wat je wilt en dat voorkomt veel onbegrip en gedoe achteraf.”

In principe werkt de gemeente Woerden volgens het volgende stappenplan:

  1. 1. Ontwikkel eerst een visie op de gewenste ontwikkelingen voor de komende twee tot drie jaar. Werk deze visie uit in een schematische voorstelling van een bedrijfsinformatiearchitectuur. Met zo’n overzicht, met bijvoorbeeld een duidelijk beeld van het gemeentelijk applicatielandschap en de leveranciers die daarbij horen, wordt het mogelijk om uitdagingen en knelpunten op eenvoudige wijze in beeld te brengen. Ook ontstaat met een dergelijk overzicht de mogelijkheid om koppelingen met nieuwe ICT-ontwikkelingen goed te visualiseren. Een goed ingevulde bedrijfsinformatiearchitectuur maakt in één oogopslag duidelijk waar je als organisatie met je bedrijfsvoering staat.
  2. 2. Ontwikkel op basis van kleine stapjes: eerst ervaring opdoen op weinig risicovolle plaatsen.
  3. 3. Goed ‘netwerken’. Kijk eerst om je heen of elders oplossingen zijn die je goed kan gebruiken. Zoek bijvoorbeeld op internet naar ervaringen en oplossingen binnen soortgelijke organisaties. Voorkom dat je steeds zelf wielen uitvindt die elders al draaien.
  4. 4. Steeds afwegingen maken op basis van kwalitatieve en budgettaire argumenten (‘best of breed-principe’). Uitgaan van hybride ontwikkeling: maak sterke combinaties tussen open en gesloten systemen.

Een dergelijke aanpak levert Woerden de volgende voordelen op:

Ontwikkeling front- en midoffice


De gemeente Woerden werkt dit jaar (2010) aan de vervolmaking van een integrale front- en midoffice. Met het oog op de ontwikkeling van een KlantContactCentrum (KCC) is lang gezocht naar een goed werkend concept. Daarbij is als criterium gehanteerd dat de nieuwe oplossing volledig integreert binnen de bestaande ICT- architectuur en/of beschikt over een goede interoperabiliteit. Dat laatste punt maakte de keuze voor open standaarden en open source software bijna vanzelfsprekend. Een van de eisen was integratie met de diverse, bestaande backoffice componenten, zoals het Corsa DMS van BCT. Ook zou vanuit het gegevensmagazijn (ODS) van Vicrea gegevensuitwisseling moeten plaatsvinden via webservices (open standaard koppelvlakken). In september 2009 viel de keuze op de eMAXX suite van Exxellence, waarbinnen het KlantContactSysteem (KCS) volledig is geïntegreerd met de componenten en workflow van de eMAXX midoffice. Ook hier is weer het ‘best of breed-principe’ gehanteerd.

De implementatie van de eMaxx suite was het sluitstuk in de legpuzzel. Het Telefonisch Informatie Punt (TIP) zal per 1 mei 2010 als eerste kanaal worden aangesloten op de eMAXX suite. Met ingang van 1 januari 2011 zal, naar verwachting, de gehele eMAXX suite zijn aangesloten op diverse back- en midoffice applicaties en volledig in bedrijf worden genomen. De software van eMAXX werkt op basis van open standaarden en bevat veel open source software. Er wordt onder meer gebruikgemaakt van Active BPEL van Active Endpoints, Struts van de Apache Software Foundation MySQL en PostgreSQL. Het eMAXX ManagementPortal en beheerPortaal worden ter ondersteuning ingezet om het afhandelingsproces optimaal te kunnen volgen en, waar nodig, bij te kunnen sturen.

Zaakgericht werken


Binnen de eMAXX suite van Exxellence wordt ook ‘zaakgericht’ werken doorontwikkeld. Doel is een situatie te creëren waarin een complete integratie conform het zaakgericht werken mogelijk is. Samen met Daadkracht, de CMS leverancier van de gemeente Woerden, werden de vraag en antwoord combinaties (VAC) conform het Antwoord © project ontwikkeld en geïmplementeerd binnen het intranet. Deze zullen later voor alle klanten beschikbaar komen via het internetkanaal. Uiteindelijk zal de VAC-module volledig geïntegreerd zijn binnen het KlantContactSysteem van eMAXX. Daardoor worden gezochte vraag/antwoord combinaties automatisch vastgelegd binnen het KlantContactSysteem, en dus binnen het totale achterliggende proces (zakenmagazijn, Corsa et cetera).

Binnen de eMAXX-suite zijn inmiddels de GEMMA ZaakTypeCatalogus, in combinatie met de meldingen ‘openbare ruimte’, geïntegreerd. In de toekomst zal dit uitgebreid worden met een nieuw ontwikkelde module (‘Grofvuil’). Met deze integratie hoopt Woerden 80 procent van de gestelde vragen binnen de eerste lijn af te kunnen handelen. Hiermee wordt voldaan aan het principe van ‘eenmalige invoer en meervoudig gebruik’. Het open internet-portaal sluit hier als klantportaal goed bij aan. Dat genoemde leveranciers bereid zijn om samen te investeren in verdere ontwikkeling, heeft meegespeeld bij de uiteindelijke keuze voor dit systeem.

Naast het KlantContactSysteem is tevens een OpenLDAP-koppeling ontwikkeld met de Avaya telefooncentrale. Dit betekent dat in de organisatie gegevens automatisch beschikbaar zijn voor het Telefonisch Informatie Punt. De hele EMAXX-suite (KlantContactSysteem en Midoffice, inclusief zaken en gegevensmagazijn) is beschikbaar voor 1 euro per inwoner. De suite is ontwikkeld met open source componenten, zoals Jboss, Active endpoints, Struts en Apache, voldoet volledig aan open standaarden en opgebouwd uit de volgende componenten:

Overgang naar OpenOffice.org en open e-mail


Begin 2010 zijn de eerste serieuze stappen gezet om de mogelijkheden te onderzoeken het bestaande MS Office 2000 en IBM Lotus Domino te vervangen voor Open OpenOffice.org, in combinatie met Zarafa. Woerden was samen met de gemeente Nijmegen en het ministerie van Defensie te gast bij het Octrooicentrum Nederland te Rijswijk om zich te laten informeren over het implementatieproject Open Office. Org, in combinatie met Zarafa. Woerden wil samen met de gemeente Lopik onderzoeken of medio 2010 een overstap op OpenOffice.org (plus Support) en Zarafa kan worden gemaakt.

Woerden is al eerder van e-mailsysteem veranderd: van MS Exchange naar Oracle Collaboration Suite. Toentertijd bleek, na twee jaar gebruik, het Oracle-product niet te voldoen aan de gestelde verwachtingen vanwege het ontbreken van te veel functionaliteiten. Vervolgens is gekozen voor Lotus Domino van IBM. Daar kon men echter niet goed aan wennen. Inmiddels blijkt Microsoft Office 2000 niet meer te voldoen binnen de gewenste ontwikkelingen van de kantoorautomatisering en het zaakgericht werken. Uit een gebruikersonderzoek kwam daarna naar voren dat IBM Lotus Domino laag scoorde op het punt van gebruiksvriendelijkheid en het MS Office 2000 pakket als sterk verouderd werd gekwalificeerd. Het onderzoek naar vervangende producten kwam uit bij Zarafa, in combinatie met OpenOffice.org. Bijkomend voordeel is dat deze producten prijstechnisch veel gunstiger uitvallen.

Webbased documenten genereren


Met de op handen zijnde vervanging van de bestaande MS office 2000 en Lotus Domino bleek het noodzakelijk om de binnen MS Office gebruikte sjablonen te vervangen. In samenwerking met het bedrijf Interaction|next wordt gewerkt aan in Glassfish ontwikkeld webgebaseerde ‘Open’ document generator (Xential) toepassing in een midoffice-omgeving. Het streven is om dit product via internet binnen de huisstijl van de gemeente Woerden in te zetten ten behoeve van het creëren van documenten binnen de gehele organisatie met als doel om vanuit de midoffice zaakgerelateerde documenten op te bouwen en automatisch te archiveren in het document management systeem. Xential maakt het proces onafhankelijk van de tekstverwerker. De (e-)documentgenerator is inclusief het sjabloonbeheer compatibel met Writer van OpenOffice.org en andere documentformaten, en is ontwikkeld conform open standaarden.

Het uitgangspunt is om de huidige MS Word sjablonen te vervangen door Xential. Er wordt momenteel met dit product in een testomgeving proef gedraaid. Bij een geslaagde pilot zal Xential als centrale webgebaseerde document generator worden geïmplementeerd binnen de kantoorautomatisering. Om deze documentgenerator goed in te kunnen zetten zal nog een koppeling tot stand moeten komen tussen Xential en Corsa van BCT. Dan zal moeten blijken of de producten van beide leveranciers naadloos met elkaar integreren.

Het belang van proces en draagvlak


In de afgelopen acht jaar heeft de gemeente Woerden op ICT-gebied een duurzame, dynamische ontwikkeling neergezet. Uiteraard is een enthousiast ICT-team essentieel voor de ontwikkeling naar een meer ‘open’ ICT-huishouding. Voor een succesvolle ontwikkellijn, die na zo veel jaar nog steeds doorgaat, is echter meer nodig. Het kan niet zonder een goede verankering op cruciale plaatsen in de organisatie. De ontwikkeling vraagt steeds weer voldoende steun om van de ene ontwikkelstap naar de volgende te kunnen gaan. Daarbij is het proces eigenlijk belangrijker dan de techniek. Ontwikkelprocessen hebben succes als er voldoende draagvlak bestaat. Bij bestuur en strategisch management, maar ook op tactisch niveau bij de uitvoerders. Een ontwikkeling waar alleen een wethouder, en misschien de gemeentesecretaris enthousiast over zijn, heeft op de lange duur geen toekomst als het operationele niveau er niets in ziet. Andersom lukt het ook niet als alleen enkele medewerkers enthousiast zijn en dat enthousiasme niet door iemand op een hoger management niveau wordt gedeeld.

De positie van Hans Harskamp als coördinator ICT is voor de ontwikkeling binnen de gemeente Woerden een belangrijke factor. Aan de ene kant een positie waarin hij een centrale rol speelt in het te ontwikkelen ICT-beleid. Aan de andere kant een leidinggevende positie ten opzichte van de uitvoering. Alle kans om in deze rol te zorgen voor voldoende draagvlak en enthousiasme voor het ontwikkelde ICT-beleid en de uitvoering daarvan.

Harskamp beaamt dat voor de ontwikkeling in Woerden de opstelling van de directie en het College van B&W belangrijk is geweest. Hij kreeg de ruimte om de ICT door te ontwikkelen, zolang de bedrijfsvoering maar optimaal zou blijven functioneren. “Ik kreeg als voorwaarde mee dat alles moest leiden tot een efficiëntere bedrijfsvoering. Daarmee is destijds mandaat gegeven om op ICT-gebied ook andere dan de gebruikelijke gesloten oplossingen voorkeur te geven”, benadrukt Harskamp, die van die ruimte ook dankbaar gebruik heeft gemaakt.

Open source ontwikkelingen Woerden

    2002

Eerst vervanging van proxy-server van Microsoft. Reden: de server was erg instabiel geworden. Vervangen door open source alternatief: Squid op een Linux-server. Bleek een uiterst betrouwbare combinatie te zijn. Daarmee eerste stap gezet in open source ontwikkeling. Veranderingen in licentieprogrammering van Microsoft leidde tot aanzienlijke kostenverhoging voor de gemeente. Ook onvrede over updatebeleid waardoor ongewenste migratie en updates plaatsvonden. Besluit Woerden om niet meer in nieuwe Microsoft-producten te investeren.

    2003

Front-end ontwikkeling: vervanging 350 werkstations door thin clients: Wyse met een op OpenBSD gebaseerd besturingssysteem. Niet alleen veel goedkoper, maar maakte ook plaatsonafhankelijk werken mogelijk. Medewerkers hebben van deze overgang nauwelijks iets gemerkt: kregen het vertrouwde Windows 2000 desktop. Woerden een van de eerste gemeente die aldus de medewerkers ook kon voorzien van een thuiswerkplek. Tokens ten behoeve van telewerken, gebaseerd op open source software, geïntroduceerd. Windows 2000 server in combinatie met Microsoft Office 2000 blijft in gebruik.

    2004

Vervanging fileservers waarop de bestanden centraal worden opgeslagen.

    2005

Geautomatiseerde migratie van de Microsoft Active Directory naar de open source server Samba/Linux-server. Vervanging Microsoft Active Directory door een Open – LDAP/Linux server + domain controlling. Heldere rechtenstructuur Samba/Linux biedt. Toekennen rechten is minder flexibel. Daardoor moet er meer worden nagedacht over toekenning autorisaties. Ook werd er voor de groupware Oracle Collaboration Suite (OCS) gekozen voor Linux als onderliggende besturingssysteem. Oracle volledig support op Linux. Voordeel is dat de kwaliteit van de informatiebeveiliging sterk is toegenomen.

Nagenoeg de gehele back-end ICT-infrastructuur werd naar open source software gemigreerd. Ook website vervangen door een open source alternatief: Apache/Linux. Overgang naar Content Management Systeem gebaseerd op open standaarden en een open source database (PostgresSQL).

    2007

Vervanging aantal Redhat servers door Linux en bestaande Oracle databaseservers gemigreerd naar open source software van SUSE Linux. Gebruik thin clients maakte het mogelijk om voor Lopik de 125 werkplekken in beheer te nemen. Daartoe in Woerden een Shared Service Center (SSC) ontstaan. In totaal 600 werkstations in beheer en dat levert geen zware beheerlast op. Via OpenLDAP goede instrumenten (onder meer Topdesk) inzetbaar om op een methodische manier ICT-beheer uit te voeren. Oracle Colaboration Suite werd vervangen door Lotus Domino.

    2009

Intranetserver ingericht met open source Apache op Linux. 80 Procent van de Linux servers zijn overgezet van SUSE en Red Hat naar Debian en Ubuntu. Twee systeembeheerders studeren af voor de LPI 2 certificering.

    2010

Van Open Source tools ‘TAR’, ‘Dump&Restore’ naar de Open Source Enterprise back-up oplossing Bacula. Na de overgang van de decentrale opslag, op onze samba fileserver, naar een centrale opslag, op de nieuwe Netapp FAS 2050 apparatuur en van tapestreamer naar een Virtual tape library deduplicatie apparaat, werden we geconfronteerd met de beperkingen van onze back-up strategie.

In de oude situatie konden we met de open source tools tar, dump en restore de volledige back-up zonder dure third party software op een veilige manier opslaan en archiveren op tapes. De extreme data groei en de vraag naar hogere beschikbaarheid van de systemen heeft ons er toe bewogen om naar een centrale opslag oplossing te gaan. Dit heeft er helaas voor gezorgd dat de back-up strategie niet meer voldeed.

Binnen het ‘open source’ assortiment werd gekozen voor Bacula. Het pakket Bacula kent twee versies te weten: Bacula 5 (community versie) en Bacula 2.6 (Enterprise editie). Woerden koos voor Bacula 5 (community versie) omdat zij zelf over voldoende kennis beschikt om de oplossing te kunnen beheren. Bacula 2.6 Enterprise biedt, tegen betaling, ondersteuning. Op dit moment back-uppen we ruim 1 TB (1024 GB) aan data. Bacula heeft daarvoor een MySQL database met catalogus, waardoor snel de juiste bestanden te vinden zijn en van virtuele tape terug te halen. De retentie van de back-ups is ook sterk verbeterd. Voorheen bewaarden we drie dagen op de disk van de back-upserver voor snelle restore.

Nu wij Bacula in combinatie met een virtual tape library hebben geïmplementeerd, streven wij naar ‘maand back-ups’ en een volledige maand aan ‘dag back-ups’. Conclusie : een ‘open source’ Enterprise level back-up oplossing tegen minimale investering, verhoogde beschikbaarheid van de back-ups en tijdwinst voor beheerders.

    1ste kwartaal 2010

Implementatie van de voornamelijk Overgang naar nieuw open source systeem voor mid- en frontoffice. Er zijn 4 Ubuntu servers ingericht voor de EMAXX suite.

    3de en 4de kwartaal 2010

Woerden wil eind 2010, samen met Lopik, de overstap maken naar OpenOffice.org (plus Support) en Zarafa.

Bedrijfs Informatie Architectuur

Bedrijfs Informatie Architectuur

Zaakgericht werken en documentcreatie

Zaakgericht werken en documentcreatie

    Tekst: Hans Bongers

Service

Help