NL Octrooicentrum met open source voorloper bij de rijksoverheid

Het NL Octrooicentrum (voorheen: Octrooicentrum Nederland) heeft een belangrijke rol in de Nederlandse kenniseconomie. De organisatie richt zich op bescherming van de industriële eigendom en het gebruik van informatie, opgeslagen in octrooien. Het maakt sedert begin 2010 deel uit van Agentschap NL, dat rechtstreeks valt onder het ministerie van Economische Zaken. Het NL Octrooicentrum levert een belangrijke bijdrage aan een ondernemend en innovatief Nederland. Niet vreemd dat deze organisatie ook wat betreft de ontwikkeling van de eigen bedrijfsvoering met innovaties voorop loopt en een voorbeeldpositie inneemt.

NL Octrooicentrum is de eerste rijksoverheidsorganisatie die het actieplan Nederland Open in Verbinding volledig navolging geeft. In de afgelopen drie jaar is de organisatie met een groot deel van de ICT-systemen overstapt op open source software. Het NL Octrooicentrum werk nu aan de afronding van de migratie van de volledige kantooromgeving (130 werkplekken) naar een open sourceomgeving. Het veranderproject voorziet in een andere desktop en backoffice en omvat de invoering van open source alternatieven voor e-mail, agenda, office suite, documentbeheer, contentmanagement en relatiemanagement. De nieuwe desktop op het SUSE Linux-besturingssysteem bestaat uit: OpenOffice.org, Firefox, 03Spaces en Zarafa.

De operatie was niet bedoeld om alle ICT over te zetten naar open sourceproducten. Op sommige plaatsen functioneren Microsoft-producten beter dan open sourceproducten. In de businesscase is uitgegaan van een hybride opbouw van de ICT-huishouding waarbij Linux en Windows naadloos met elkaar samen werken. Bij de productkeuzes is gefocust op volwassen open sourceproducten, die breed in de markt aanwezig zijn. NL Octrooicentrum heeft daardoor de vrijheid behouden om het beheer in eigen hand te houden of uit te besteden aan externe partijen.

Anderen laten meeprofiteren


De doelstelling van de open source operatie van het NL Octrooicentrum is drieledig:

Daarnaast was er nog een andere drijfveer: een bijdrage leveren aan de kennisvermeerdering op het gebied van open-sourceoplossingen. Actief kennisdelen is een vast onderdeel van het migratieproces. Sander Mittertreiner, hoofd I&A van NL Octrooicentrum en projectleider open source, ziet er op toe dat dit beginsel in de praktijk wordt uitgevoerd. Dat betekent dat alle stappen goed gedocumenteerd worden en dat er veel tijd wordt besteed aan demo’s en presentaties. Voor externe projectmedewerkers is het tevens een voorwaarde om aan het project te mogen werken. Mittertreiner: “Als organisatie investeren we veel in deze ontwikkeling. Een deel is ‘leergeld’ omdat we nu eenmaal met een innovatie in een pilotsetting bezig zijn. Het zou zonde zijn als we de ervaringen alleen binnen onze eigen organisatie zouden houden. Als je anderen daarvan laat meeprofiteren, is het een goede investering geweest”.

Bij de uitvoering van het migratietraject zijn de volgende randvoorwaarden gehanteerd:

Onderzoek naar haalbaarheid


Het NL Octrooicentrum is niet over één nacht ijs gegaan. Eerst is onderzocht of de ideeën binnen redelijke grenzen haalbaar zouden zijn. Het NL Octrooicentrum is een kennisintensieve organisatie waarbij een onbelemmerde gegevensuitwisseling met een grote diversieteit aan nationale en internationale instellingen een belangrijke voorwaarde is. Het toenmalige bureau Bart IT werd ingeschakeld om een haalbaarheidsstudie uit te voeren. Onderdeel van het onderzoek was het in kaart brengen van alle operationele systemen en applicaties om te bezien welke (deel)oplossingen mogelijk zouden zijn. Daarbij is uitgegaan van het basisaanbod van applicaties, zoals aanwezig op elke desktop, en van de functionaliteiten zoals die werden aangeboden.

Vervolgens is per applicatie of systeem naar een ‘open’ alternatief gezocht waarmee de bedrijfsprocessen adequaat konden worden ondersteund. Hierbij is naar de toepassing van open source als techniek gekeken, maar ook naar de ondersteuning van deze applicaties en de daarbij benodigde inspanning bij migratie en conversie.

Uit het onderzoek bleek dat met een ‘dubbele omgeving’ de beoogde interoperabiliteit en leveranciersonfhankelijkheid binnen de randvoorwaarden waren te realiseren. Ook werd duidelijk dat de nieuwe systemen zouden kunnen voorzien in de vereiste koppelingen om de uitwisselbaarheid van gegevens met andere organisaties te garanderen. De resultaten van de haalbaarheidsstudie vormden een belangrijke basis voor een positieve businesscase.

Draagvlak voor open source software


Om een beeld te kunnen krijgen van het draagvlak voor een open source-ontwikkeling werd, in het kader van de haalbaarheidsstudie, een groot aantal interviews afgenomen. Hieruit bleek dat, zowel bij de eindgebruikers als bij de bestuurders, voldoende draagvlak aanwezig was. De bestuurders gaven daarbij aan open-sourceoplossingen een eerlijke kans te willen geven als deze functioneel zouden voldoen aan de eisen van de organisatie.

Om het draagvlak verder te verstevigen, werd in de projectopzet gekozen voor een zo groot mogelijke inbreng van de eindgebruiker. Zo werden eindgebruikers in het kernteam opgenomen, en speelden zij een rol in de verschillende deelprojecten en bij de testdagen. Vooral het betrekken bij de testactiviteiten heeft een positieve impuls gegeven aan het draagvlak, zo is ervaren. Belangrijk in de aanpak was ook de wijze waarop gebruikers bij belangrijke keuzes werden betrokken. Zo hadden de webredacteuren een doorslaggevende stem bij de keuze van een nieuw contentmanagementsysteem. Ook bij de keuze voor het e-mailsysteem hadden de eindgebruikers een beslissende stem.

Businesscase als leidraad


De informatie uit de haalbaarheidsstudie, die in 2007 werd uitgevoerd, leverde de bouwstenen op voor de businesscase. Voor de herinrichting van de ICT-huishouding van het NL Octrooicentrum werd de bussinesscase niet gebruikt als dwingend dictaat, maar als rode draad voor de herinrichting.

In de studie werden vier mogelijke opties tegen elkaar afgewogen. Dat waren:

Uit de haalbaarheidsstudie kwam optie 4 als meest aantrekkelijke te voorschijn. Een doorberekening van dat scenario leverde destijds een te verwachte investering op van € 606.660 tegenover € 621.505 bij voortzetting van de bestaande Microsoft-lijn. In de nieuwe situatie zou de jaarlijkse exploitatielast € 935.500 bedragen, tegen een exploitatielast van € 1.065.300 ten behoeve van de bestaandesituatie. Een verschil van circa € 130.000 ten guste van open source software.

Hoewel deze uitkomsten destijds hebben bijgedragen aan de initiële besluitvorming is, volgens Sander Mittertreiner, de waarde al snel sterk gerelativeerd: “Al werkende weg zagen we bijvoorbeeld dat op sommige plekken extra koppelingen nodig waren naar de Citrix-omgeving voor Windows-gebaseerde programma’s. Daarmee ontstaan dan twee volledige omgevingen om te beheren en dat maakt het meteen duurder. Uiteraard zijn er aanvullende besparingen mogelijk door Citrix te vervangen door een op Windows Terminal Server gebaseerde oplossing. Daarbij dien je wel te bedenken dat daarmee een een beperking in functionaliteit kan optreden. Omdat de mogelijke besparingen op korte termijn niet als prominente doelstelling waren gedefinieerd, vormden de onvoorziene hogere kosten die tijdens het traject ontstonden, geen belemmering”.
Mittertreiner wijst er daarbij op dat pilotsituaties altijd extra investeringen met zich meebrengen: “Het is uiteindelijk duurder geworden dan vooraf becijferd, maar we zijn uiteindelijk ook verder gegaan dan we aanvankelijk van plan waren. Niet vreemd voor een ontwikkelingsproces waarin je als voorloper ongebaande richtingen opgaat. We hebben veel leergeld betaald. Maar dat vinden we niet erg. Het heeft veel kennis en ervaring opgeleverd. We zijn een innovatieve organisatie en stimuleren graag het proces van kennisvermeerderen en overdragen. Dat zit in ons DNA. Van onze investeringen willen we graag anderen laten profiteren”.

Voordelen op de lange termijn


Uiteindelijk zal, volgens een schatting van Mittertreiner, de besparing 10 à 15 procent van de oude situatie bedragen. Afgezet tegen de investeringen die nu worden gedaan, vertaalt zich dat in een terugverdientijd van naar verwachting 2 à 3 jaar. Alhoewel de businesscase heeft laten zien dat voor het NL Octrooicentrum de licenties niet de grootste kostenpost waren, levert het verminderenvan licenties uiteindelijk toch een flinke besparing op. Ook de toegenomen interoperabiliteit zal op termijn vruchten afwerpen omdat flexibeler met applicaties kan worden omgegaan. De grootste winst zal echter worden behaald door de ontvlechting die heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat voortaan niet meer hoeft te worden gewinkeld bij één leverancier. Sander Mittertreiner legt dat als volgt uit: “Onze omgeving was sterk Microsoft en Windows gebonden. Dat had als gevolg dat we eigenlijk alleen op die lijn verder konden, waardoor in feite de leverancier aan het roer van onze IT zou staan. Zo’n afhankelijkheid zou niemand moeten willen. Het werkt óf kostenverhogend óf performance verlagend. Ik ga ervan uit dat het beëindigen van de vendor lock-in op termijn genoeg oplevert om de omslag financieel gunstig te laten uitpakken”. Als voorbeeld noemt hij de overstap naar Zarafa. De kosten daarvan bedragen één derde van wat Microsoft voor een Exchange-licentie in rekening brengt. Ook het feit dat de lagere kosten ertoe hebben geleid dat een Europese aanbesteding niet nodig was, is als belangrijk voordeel te zien.

Integratie als harde eis


Een eerste stap was de vervanging van de gehele backend. De eerste uitvoeringsfase bestond uit deinrichting van de Linux- en Citrix-omgeving. Daarbij is uitgegaan van de volgende randvoorwaarden:

Tijdens de migraties ontstonden problemen met de interoperabiliteit tussen de Linux-clients en de verdere bedrijfsomgeving. Ook bij bedrijfstoepassingen, zoals het documentmanagementsysteem (dms), deed zich dat probleem voor. Daarom werd in een vervolgfase overgestapt naar een open-sourceoplossing in de vorm van O3Spaces voor documentbeheer en samenwerken. Het ‘open’ Workplace 3.0 is ingevoerd als centrale document repository om de productiviteit en de vindbaarheid van informatie te verbeteren. Daarbij functioneert 03Spaces als spil tussen de OpenOffice-omgeving en de Zarafa e-mail, waarbij beide direct aan dedocumentomgeving zijn gekoppeld. Ook kan 03Spaces functioneren als alternatief voor Microsoft Sharepoint.
Sander Mittertreiner: ”Een harde eis die ik aan leveranciers stel is dat de applicaties integreren. Zo heb ik aan onze dms-leverancier 03Spaces gevraagd te koppelen met Zarafa. Zo’n geïntegreerde oplossing maakt het leven van gebruikers een stuk eenvoudiger”. Zarafa wisselt met meer dan 6000 Exchange-gebruikers binnen het ministerie van Economische Zaken de bezette tijden in de agenda’s uit. Ook maakt Zarafa een volledige integratie mogelijk met de BlackBerry Enterprise Server.

De bedoeling is dat de extra toepassingen, zoals geïntegreerde uitwisselingen met het open source CRM Sugar en het eveneens open source dms O3Spaces, ervoor zorgen dat nieuwe omgeving in de nabije toekomst favoriet zal worden.

Stap-voor-stap migratie


De migratie is, onder leiding van Sander Mittertreiner als projectmanager, door een intern projectteam uitgevoerd. Externe ondersteuning werd geleverd door AT Computing (hoofdaannemer techniek) en RedNose (communicatie en opleidingstraject). Het project is uitgevoerd in vier deelprojecten:

In de eerste fase stond vooral de inventarisatie van het bestaande applicatiepark centraal. Het streven was zoveel mogelijk lokale applicaties te beëindigen en de afhankelijkheid van op Windows gebaseerde applicaties, en daarmee van Windows Terminal Server en Citrix, zoveel mogelijk af te bouwen.

Het projectteam heeft bewust gekozen voor een geleidelijke uitvoering van het migratietraject, waarbij een maximale controle mogelijk was op de veranderingen. De aanpak bestond uit een traject waarin stap voor stap gesloten softwarecomponenten werden vervangen door open source alternatieven en applicaties één voor één werden overgezet. Bij elke gebruiker werd gekeken welke applicaties werden gebruikt, of deze mee moesten migreren en hoe deze zouden functioneren in de nieuwe ‘open’ situatie. Waar vervanging aan de orde was, moest soms uit verschillende open source mogelijkheden worden gekozen. Gekeken is naar volwassen open-sourcealternatieven. Waar deze niet voorhanden waren, is gezocht naar closed-sourceoplossing. Het NL Octrooicentrum is tevreden met de gekozen aanpak. Sander Mittertreiner: “We hebben bewust niet gekozen voor een een ‘big bang scenario’. Zoiets veroorzaakt over het algemeen een niet te overziene hoeveelheid weerstand in de organisatie. Daarnaast zijn de consequenties ook niet altijd te voorspellen en kunnen problemen ontstaan die het draagvlak voor de operatie aantasten. We hebben nu het tempo kunnen aanpassen aan de snelheid die de organisatie aan kon en dat heeft goed gewerkt”.

Veranderingen goed managen


De migratie binnen NL Octrooicentrum is gemanaged als ware het een organisatieverandering. Zoals bij iedere verandering riep ook dit migratietraject weerstanden op. Bij NL Octrooicentrum ging het om de vervanging van bestaande pakketten door volledig andere desktop- en kantoortoepassingen, waardoor ook werkprocessen veranderden. Daarbij speelde een rol dat niet iedere verandering in dat traject een verbetering was ten opzichte van de bestaande situatie. Om te komen tot acceptatie van de nieuwe werksituatie, bleek communicatie een belangrijk middel. Op dat punt is dan ook tijdig externe expertise ingebracht. Daarmee werd tevens voorzien in de behoefte aan ondersteuning bij het realiseren van het opleidingsplan.
In eerste instantie werd de keuze gemaakt voor een ‘klassikale’ aanpak. De praktijk leidde echter al snel tot een koersverandering waarbij de nadruk meer kwam te liggen op training-on-the-job, waarbij een trainer voor een korte periode aan een afdeling is gekoppeld. Ook werden op deze manier opleidingstrajecten ingezet gericht op de beheerders. Het was een manier om hen vertrouwd te maken met de beheertools.

Bij de migratie naar de nieuwe werkomgeving is het volgende stappenplan gehanteerd:

‘Lessons Learned’

Uitwisselbaarheid ODT


Als voorloper stuitte NL Octrooicentrum op problemen bij de uitwisseling van documenten binnen de rijksoverheid. Het probleem zat in principe niet in OpenOffice.org, maar in de uitwisseling van de ODT-documenten (bestandsextensie voor tekstdocumenten). Hoewel dezelfde rijksoverheid deze standaard binnen de eigen organisaties heeft opgelegd, is het gebruik nog nergens goed van de grond gekomen. Behalve dan bij NL Octrooicentrum. Dat betekende voor NL Octrooicentrum een onacceptabele beperking bij de uitwisseling van samenwerkingsdocumenten. De communicatie op basis van de ‘open’ documentstandaard verloopt nergens zonder grote problemen. Soms kunnen ze bij de ontvangende partij pas op speciaal verzoek als ’service-incident’ door systeembeheer worden geopend. Voor NL Octrooibureau is dat de aanleiding geweest om naast OpenOffice.org, geheel tegen de eigen principes in, ook weer Microsoft Office aan te bieden.

Single sign-on


Single sign-on was geformuleerd als één van de randvoorwaarden. Dit is alleen te realiseren met een optimale integratie tussen open source software en de bestaande Windows directorystructuur. Gaandeweg bleek dat niet realistisch te zijn in een omgeving met een grote diversiteit aan applicaties en koppelingen. Uiteindelijk is wel een grote stap voorwaarts gezet: er is nu sprake is van ‘less’ sign-on in plaats van single sign-on.

Koppeling Zarafa en Exchange


Een belangrijke randvoorwaarde was de interoperabiliteit met andere onderdelen binnen het ministerie van Economische Zaken. Een probleem vormde de agenda-afstemming met collega’s bij Economische Zaken. Dat was alleen te realiseren met behulp van een koppeling tussen de Linux-mailclient van Zarafa en Exchance. De moeilijkheid was de collaboration server van Quest, die alleen communiceerde met de Exchange-servers. Quest wilde geen koppeling maken met Zarafa en weigerde om de specificaties vrij te geven zodat Zarafa een koppeling met Quest zou kunnen maken. De enige oplossing, zo bleek, was Zarafa aan te sluiten op de Exchange-server. Die communiceerde wel met Quest. Het noodzakelijke programmeerwerk om dat mogelijk te maken, werd verricht door AT Consultancy. Een ingewikkelde oplossing waarvoor het noodzakelijk was om de Exchange-server blijvend operationeel te houden. NL Octrooicentrum beschikt nu over twee parallelle mailsystemen. In een vervolgstap is de koppeling met de agenda’s en de centrale adreslijsten een punt van aandacht. Deze is tot stand gebracht via een Collaboration server. De koppeling met een nieuw ‘open’ Groupwaresysteem zal in alle gevallen maatwerk met zich meebrengen.

Draagvlak en rugdekking


Voorloper zijn heeft z’n ongemakkelijke kanten. Het is doorgaans een ongebaand pad, en het brengt veranderingen met zich mee waarvoor het draagvlak dikwijls met moeite moet worden gecreëerd. Vaak gaat het om een proces dat wordt gekenmerkt door ‘drie stappen vooruit en twee terug’. De afgelopen drie jaar heeft Sander Mittertreiner de volgende inzichten opgeleverd:
* Wees er op voorbereid dat iedere verandering weerstand op levert. Pas verandermanagement toe: over het algemeen ligt het niet aan de techniek als iets niet lukt.
* Enthousiasme is cruciaal. Om draagvlak en motivatie te behouden is het van groot belang dat het enthousiasme, ondanks tegenvallers, bij de projectmedewerkers onaangetast blijft.
* Zonder voldoende rugdekking van ‘hogerhand’ lukt het niet.
* Probeer betrokkenheid te stimuleren. Bijvoorbeeld door eindgebruikers te betrekken bij de uitvoering van het testplan. Geef gebruikers een bepalende stem bij de keuze tussen geschikte producten of oplossingen. Vier successen, ook al gaat het om relatief kleine successen.
* Duurzaamheid is een belangrijk argument om draagvlak voor een verandering te krijgen. Bijvoorbeeld door erop te wijzen dat het erg onhandig zou zijn als iedereen binnen NL Octrooibureau nu nog op WordPerfect zou werken.
* Bouw dwingende factoren in. Bijvoorbeeld door de huisstijl alleen in OpenOffice.org beschikbaar te stellen. Wees ervan bewust dat Windows zeer vertrouwd is en dat de neiging om daarop terug te vallen, sterk is.
* Support is zeer goed met kleinere bedrijfjes te regelen. In de praktijk is gebleken dat de dienstverlening vaak beter is dan die van grote leveranciers.
* Laat je niet ontmoedigen. Binnen overheidsorganisaties lopen dit soort migraties nooit zonder problemen.

    Tekst: Hans Bongers

Service

Help