Grootegast al zes jaar tevreden met open source

Een Groningse gemeente op de grens van Fryslân. De gemeente telt 12.000 inwoners. In Grootegast werd in 2004 de eerste stap gezet naar open source. Zes jaar later is op de werkplekken van alle medewerkers OpenOffice.org als kantooromgeving geïnstalleerd. De belangrijkste redenen om naar open source over te stappen, waren vooral de grote besparingen en de leveranciersonafhankelijkheid. Al gauw bleek dat er goed werkende alternatieven waren voor de gesloten tegenhangers. Nu draait in Grootegast een aantal belangrijke toepassingen, zoals een Asteriks-Voip telefonie op Linux en de open source database MySQL.

Albert Buruma is in Grootegast senior systeembeheerder en vormt samen met Jelmer Jansma de ICT-afdeling van de gemeente Grootegast: “In 2004 is besloten om meer van open source software gebruik te gaan maken. Tot op heden bevalt het uitstekend: we ervaren in de praktijk dat er goede alternatieven zijn voor gesloten software en dat we forse besparingen kunnen realiseren. En dat vindt het college natuurlijk helemaal geweldig.”De besparingen waren voor het College van B&W zes jaar geleden al voldoende reden om vierkant achter de overstap naar de open source topeassingen te staan. Alleen al de overstap naar OpenOffice.org leverde een besparing op van naar schatting 70.000 euro. “Als we door waren gegaan op de oude voet dan zouden we voor circa 100 Microsoft-paketten inclusief bijkomende opleidingskosten een kleine 100.000 euro kwijt zijn geweest”, aldus Albert Buruma. De gehele migratie naar OpenOffice.org kostte ongeveer 25.000 euro, inclusief opleidingen.

Overigens speelde in Grootegast ook nog een derde motivatie mee: de ontwikkelingskant. Open source vraagt van de ICT-medewerkers meer dan alleen maar de inkoop en installatie van kant en klare ‘gesloten’ sourcepakketten. In veel gevallen stimuleert het de ICT-medewerkers ook tot verdere ontwikkeling. “In principe gaat het dan om een ontwikkeling van automatiseringsmedewerkers naar informatiemedewerkers. In Grootegast heeft dat zich bijvoorbeeld vertaald in een situatie waarin de medewerkers veel zelfstandiger opereren en meer verantwoordelijkheden hebben gekregen. Het vak is daardoor interessanter en uitdagender geworden.”

Naast open source software wordt in Grootegast ook het belang van open standaarden ten volle onderkend. Voor Grootegast zijn open standaarden hét middel om digitale dienstverlening succesvol te kunnen implementeren. Grootegast eist daarom van de leveranciers dat ze open standaarden ondersteunen. Buruma: “De ervaring is dat door deze eis te stellen, dat vol te houden en ook andere ‘open source gemeente’ daarin zien mee te krijgen, je leveranciers zo ver krijgt dat ze bereid zijn te veranderen.”

OpenOffice.org en open telefonie

Op de werkplek beschikken de medewerkers van Grootegast over intranet dat draait op Joomla! (CMS). Ze werken niet meer op een pc, maar op Linux thin clients. Er zijn zo’n 100 stuks op de werkplekken te vinden. De thin clients bevallen goed en komen veel goedkoper uit dan fat clients. Een belangrijk verschil is bijvoorbeeld dat de thin clients langer meegaan (vervangingstermijn 6 -7 jaar) en minder energie gebruiken. Sinds een jaar wordt op OpenOffice.org gewerkt. Het pakket draait onder Citrix. Ook de overstap, van Microsoft Office naar OpenOffice.org, is uitvoerig in het College besproken en kreeg unanieme steun van de bestuurders.

In 2009 migreerde Grootegast niet alleen naar OpenOffice.org, maar ook naar een nieuwe, op open source gebaseerde telefooninstallatie. De Astriks-VoIP installatie is geleverd door Neo Nova uit Amsterdam. Gekozen is voor een pakket met telefoonboek- en faxfunctie, waarbij het beheer volledig webbased plaatsvindt. Voordat tot aanschaf werd besloten, is de installatie een jaarlang getest. Met deze installatie denkt Grootegast vooral voordeel te behalen als er applicaties aan toegevoegd gaan worden. “De installatie draait op een Linux-based platform en dat betekent dat we niet gebonden zijn aan een leverancier en vrij zijn in onze keuzes”, aldus Albert Buruma.

Koppeling met Citrix

Bij de eerste introductie van open source binnen de gemeentelijke organisatie, zes jaar geleden, zijn de mogelijkheden van OpenOffice.org al onderzocht. Het ging toen om versie 1.2 en die voldeed op dat moment niet aan de eisen die werden gesteld. In 2008 kwam OpenOffice.org opnieuw in het vizier. In dat jaar waren de kantoorapplicaties aan vervanging toe en ontstond er een natuurlijk moment om de keuze tussen Microsoft Office en een open alternatief te onderzoeken. Dat leidde tot de conclusie dat de nieuwere versie 3.2 van OpenOffice.org sterk verbeterd was en inmiddels geheel voldeed aan de eisen. Albert Buruma: “Via Google ontdekte ik dat er ook een enterprise versie op de markt was. Omdat we niet afhankelijk wilden zijn van alleen een community hebben we daarvoor gekozen. Voor het pakket, de documentatie en de support, betalen we circa 400 dollar per 100 werkplekken. Voor ons biedt deze versie een goede beheertool, ook in een complexe omgeving. Daarnaast ervaar ik als groot voordeel dat de instellingen centraal geregeld kunnen worden en dat het probleemloos functioneert in de Citrix-omgeving. Ook de toezegging van PinkRoccade, waar we onze toekomstige Midoffice van betrekken, dat een koppeling met OpenOffice.org geen probleem is, was belangrijk bij de uiteindelijke keuze.” De tevredenheid over het product is ook tot buurgemeenten doorgedrongen. Marum en Leek, twee gemeenten waarmee Grootegast een samenwerkingsrelatie heeft, overwegen serieus dezelfde kant op te gaan. Marum heeft inmiddels de knoop doorgehakt en zal binnenkort op OpenOffice.org overgaan.

Gedegen voorbereiding

De migratie van OpenOffice.org is in vijf maanden door Grootegast zelf uitgevoerd onder leiding van een interne projectleider. Het projectteam werd ondersteund door een externe projectbegeleider. De samenstelling van het projectteam was als volgt:

De eerste stap bestond uit een inventarisatie van de bestaande applicaties. Per applicatie is bekeken welke functioneerden met OpenOffice.org. Er werden drie ploblemen geïdentificeerd, namelijk de integratie met de volgende software:

Aan leveranciers van deze applicaties is gevraagd om enkele oplossingen aan te dragen.
Daarnaast zijn in een periode van twee weken in de organisatie een tiental proefopstellingen uitgevoerd. Medewerkers konden tijdens die proeven kennismaken met het nieuwe office-pakket. Dat leverde veel positieve reacties op. Men vond het veel lijken op Word en Excel en het merendeel had geen problemen met een overstap. Om de gebruikers snel wegwijs te maken in het nieuwe programma, is in eerste instantie een extern bureau ingehuurd voor cursussen. Deze waren klassikaal georganiseerd, maar dat pakte negatief uit. Daarna is gekozen voor het systeem van trainingen op de werkplek. Dit sloot beter aan bij het gebruik van het programma dat per medewerker verschillend is.

Lessons learned

Open software bij Grootegast in gebruik:

Op korte termijn te verwachten:

E-mail van Lotus notes (IBM ) staat eind van dit jaar op de lijst om vervangen te worden. Er wordt nu gekeken naar mogelijke open-sourcevarianten, zoals Zarafa/Zimbra of open Exchange.

    Tekst: Hans Bongers

Service

Help